Si estás pensando en escribir una carta para solicitar donaciones a una persona o empresa. La carta debe ser personalizada, con información clara sobre los objetivos de la campaña, y una poderosa llamada a la acción para que sea efectiva. En este blog abordaremos varios tipos de cartas que serán útiles para ayudarte a comenzar.
Las cartas para solicitar donaciones son una de las herramientas esenciales para un recaudador de fondos. Estas cartas se pueden enviar a particulares y empresas. Según el motivo de la solicitud , el formato de estas cartas puede ser formal o informal.
Estos son los 8 tipos de cartas de donación que aprenderás en este blog:-
Pero antes, veamos la importancia de una carta de donación
Cuando escribas una carta para solicitar una donación, recuerda que le estás escribiendo a una persona real. La formalidad de la carta de donación dependerá de a quién vaya dirigida. El propósito de estas cartas es informar los donantes sobre tu organización, por qué sus donaciones son necesarias y cómo pueden donar.
Muchas cartas de donación son enviadas por correo. Sin embargo, el costo de la impresión y correo directo puede ser costoso, por lo que existen otras alternativas. Los correos electrónicos y las solicitudes de donación en redes sociales han ganado popularidad. Incluso si se envía la solicitud por correo electrónico, esta debe contener toda la información relevante.
Las cartas para recaudar fondos se utilizan por diferentes razones. Si tu organización solicita donaciones o patrocinios de una empresa, a menudo se utiliza una carta formal. También es una forma de demostrar que se trata de una organización seria capaz de manejar una gran donación.
Enviar cartas a empresas y particulares es una forma de dar a conocer tu campaña y organización. Es una excelente manera de mostrar cómo sus donaciones tienen un impacto positivo en la comunidad.
Hay varios modelos de cartas para recaudar fondos. Estas pueden ser formales o informales dependiendo de la solicitud a realizar y del público objetivo. Algunas se verán como cartas convencionales y otras parecerán más un folleto. El diseño y texto de cada carta de donación deben estar dirigidos específicamente a tu campaña y base de donantes.
Este tipo de carta es el más común que se envía a personas o familias durante campañas importantes para recaudar fondos.
La campaña más popular tiende a ser a fin de año, cuando la gente está dispuesta a contribuir. El martes de donaciones por su nombre en inglés Giving Tuesday es el martes después del Día de Acción de Gracias y es un día internacional de donaciones. Este día de donaciones es un excelente tema para usar en tu carta de solicitud de donación individual a fin de año.
Algunas prácticas pueden aumentar la tasa de respuesta de las cartas.
Las personas que reciben una carta de donación a menudo tienen un historial con tu organización y han donado o se han ofrecido como voluntarios en el pasado. Mantén un registro de esta información en tu sistema de gestión de donantes y esto puede ayudar a personalizar la carta de donación. Con Donorbox, puedes agregar notas internas sobre los donantes una vez se registren para realizar un mejor seguimiento.
La gente dona a los programas exitosos. Si puedes incluir una historia de éxito o hechos que muestren cómo tu organización ya ha marcado la diferencia, más personas querrán ser parte de ella. Las historias de éxito personal que incluyen una foto tendrán un impacto aún mayor.
A medida que tu organización desarrolle sus alianzas comunitarias, tendrás la oportunidad de enviar más cartas para solicitar donaciones a empresas. Estas cartas corporativas se pueden enviar durante campañas anuales, patrocinios de eventos o para brindarles a los socios corporativos una oportunidad de marketing única.
Una de las formas en que una empresa y tu organización pueden beneficiarse es con una campaña de donaciones equivalentes. Tu organización puede enviar cartas corporativas para donar a cambio de marketing gratuito a todos los donantes de la organización.
Después de trabajar con la empresa para finalizar los detalles de su donación, puedes crear una campaña de coincidencia basada en la cantidad recaudada de estas empresas. Envía cartas para solicitar donaciones individuales y campañas en línea para promover la campaña de donación equivalente y las organizaciones.
Para aumentar la participación de los donantes en estas campañas, usa un termómetro de metas en la página web de la campaña y en las redes sociales para compartir qué tan cerca están los donantes de alcanzar el monto equivalente de la empresa. Los donantes corporativos verán cómo su donación original ha animado a más personas a contribuir. Por ejemplo en la siguiente campaña de donaciones equivalentes, las donaciones de hasta $ 100,000 se igualaron a través de una generosa subvención. Intenta obtener uno como este de las empresas lo que hará que tus esfuerzos de recaudación de fondos sean un éxito.
Las cartas de solicitud de patrocinio generalmente se envían a empresas antes del evento principal de una organización. Estas solicitudes promoverán el evento y explicarán las necesidades de la organización. Un evento es una excelente oportunidad para mostrar tu organización a nuevos negocios.
En las cartas de solicitud de patrocinio, asegúrate de incluir entradas gratuitas a cambio de su contribución. Esto te dará la oportunidad de conectarte con ellos personalmente. Crea patrocinios personalizados para cada negocio en lo posible. Dales la oportunidad de promocionar su organización y compartir sus aportes con su base de clientes en línea.
Para solicitar donaciones en línea se pueden enviar por correo electrónico o cualquier red social. Estas solicitudes serán diferentes de otras cartas de donación por obvias razones. Las personas dedican 5,59 segundos a leer contenido digital, por lo que las solicitudes deberán ser breves y directas. El nicho demográfico de los donantes que usan los canales digitales también es diferente de aquellos que responden regularmente a las cartas formales.
Las solicitudes de donación por correo directo se envían una vez debido a los costos de impresión y envío. En cambio, las solicitudes para recaudar fondos en línea se pueden enviar semanalmente o incluso diariamente. Lo mejor es enviar al menos un correo electrónico y realizar dos o tres publicaciones en las redes sociales a la semana durante las campañas de fin de año u otras campañas importantes. Estas publicaciones serán más cortas y deben vincularse a una página de donaciones que incluya más información sobre los objetivos de tu campaña y los programas afectados.
Los donantes en línea son más jóvenes y están acostumbrados a investigar las organizaciones a las que apoyan. Si estás enviando solicitudes de donación en línea, querrás incluir enlaces y formas de encontrar más información sobre los programas y tu organización.
Los donantes en línea también están dispuestos a donar de diferentes formas. Se puede solicitar a los donantes que han mostrado apoyo en el pasado que aporten semanal, mensual, trimestral o anualmente. Las plataformas de donación en línea, como Donorbox, ofrecen a los donantes la oportunidad de contribuir con donaciones recurrentes a organizaciones sin fines de lucro. Los donantes pueden configurar un aporte recurrente en menos de dos minutos y controlar los montos e intervalos de sus donaciones. Deberías consultar la página de donaciones de Muso para inspirarte. Han incluido 4 intervalos de donaciones recurrentes diferentes para dar a los donantes más opciones y al mismo tiempo garantizar una fuente confiable de fondos para la organización sin fines de lucro.
Las donaciones en especie pueden ser tan útiles para una organización sin fines de lucro que requiere artículos para llevar a cabo su misión. Los centros de adopción de mascotas o guarderías son ejemplos de organizaciones sin fines de lucro que pueden requerir donaciones en especie. El problema es cuando las donaciones en especie dadas no son lo que se necesita. Aquí es donde una carta de solicitud de donación es útil. Tienes que ser específico sobre qué donaciones en especie se necesitan.
Si envías tu carta de donación, correos electrónicos y publicaciones en las redes sociales con una lista de artículos, tendrás más posibilidades de recibir los artículos necesarios. Agrega una lista a tu sitio web y vincúlala a todos los correos electrónicos y publicaciones en las redes sociales; además de agregar ese enlace a las cartas de donación enviadas por correo.
Las personas que donan aman ser agradecidas. Es necesario enviar un reconocimiento, pero ¿has pensado en agregar donantes en especie a tu muro de donantes o reconocer sus donaciones en tu página de Facebook? Al reconocer públicamente estos obsequios, permitirás que los donantes sepan que estás agradecido y que otros sepan cómo pueden apoyar a tu organización también.
Las iglesias continúan necesitando el apoyo financiero de sus miembros. Con menos miembros que asisten a los servicios cada semana, existe una mayor oportunidad para buscar otras formas de recolectar donaciones. Se pueden enviar cartas de recaudación de fondos para conectarte con miembros perdidos y solicitar los fondos necesarios.
Donorbox está ayudando a miles de iglesias en todo el mundo a recolectar diezmos y ofrendas en línea a través de la solución de recaudación de fondos más simple pero efectiva. Mira este video rápido de 1 minuto para conocer más:
Estos son algunos consejos para que la carta de recaudación de fondos para la iglesia sea efectiva y atractiva.
Las iglesias no suelen tener eventos, pero si estás organizando un evento para recaudar fondos, ahora es el momento perfecto para enviar una carta de solicitud de donación. Este evento trae de vuelta a los miembros perdidos así que, a través de la carta genera entusiasmo para que asistan. También puedes informar sobre qué esperar en el evento, por qué se lleva a cabo y adónde irá exactamente su donación
En vez de pedir donaciones todos los domingos, las iglesias están probando nuevas formas de llegar a su congregación en busca de ayuda. Una excelente manera de llegar a los miembros más jóvenes es enviar mensajes de texto. Las iglesias pueden incluir un ID de campaña y un número en su programa, mencionarlo durante el servicio o enviar una carta de campaña con una explicación sobre cómo funciona para donar a través de mensaje de texto. Los donantes pueden enviar un mensaje de texto al número indicado y recibir un enlace a tu página de donación compatible con dispositivos móviles.
Después de que los donantes hayan donado una vez de esta manera, es fácil repetirlo. El sistema text to give de Donorbox está automatizado. Solo tienes que recordar a tus miembros que repetir la donación no requiere ingresar información ni completar formularios adicionales. Solo necesitan enviar una palabra clave rápida al mismo número. Así es como funciona nuestra donación repetida.
Además de las donaciones, muchas organizaciones sin fines de lucro necesitan voluntarios para mantenerse en funcionamiento. Una excelente manera de enfrentar esta necesidad es con una carta solicitando voluntarios. Utiliza esta carta para retomar las relaciones con los donantes perdidos y explicarles cómo pueden seguir ayudando.
Las fundaciones a menudo tienen varias formas en que las personas pueden ser voluntarias. En la carta, explica algunas de las mayores necesidades. Si tienes un evento próximo, puedes aclarar las diferentes formas en que las personas pueden ser voluntarias antes o durante el evento.
Es vital hacerle saber a los colaboradores cómo su trabajo voluntario ayudará a la organización. ¿Mantienes un evento periódico, tienen un impacto directo en una población específica? Al igual que su dinero, a la gente no le gusta perder el tiempo. Asegúrate de que los voluntarios entiendan lo importantes que son para la organización.
La tecnología ha cambiado la forma en que las organizaciones sin fines de lucro solicitan fondos. Una de esas formas es a través de las redes sociales. La recaudación de fondos peer-to-peer ha brindado a los donantes formas de desempeñar un rol más importante en la recaudación de fondos para sus organizaciones sin fines de lucro favoritas.
Pedirles a los donantes que participen en campañas peer-to-peer puede entusiasmarlos y confundirlos. Lo mejor es explicar cómo funciona este tipo de recaudación de fondos y darles las herramientas para tener éxito. Una de estas herramientas es una plantilla de carta de donación para enviar a sus amigos y familiares, de manera que puedan personalizarla y enviarla fácilmente a sus posibles donantes.
Consejo profesional: Permite a los donantes hagan su propia campaña siempre que sea posible. Envíales una plantilla que incluya la marca de tu campaña para ayudarlos a recaudar más fondos. –
Junto con la plantilla de la carta de donación, envía imágenes de recaudación de fondos e historias de éxito para mantener a tu comunidad involucrada. Hazles saber cómo impactan en la campaña vinculando un medidor de objetivos a cualquier mensaje que envíes a tus recaudadores de fondos. Dale acceso a los donantes a este enlace para que lo utilicen en sus comunicaciones con amigos y familiares.
La función de recaudación de fondos peer-to-peer de Donorbox tiene un gran potencial narrativo y se puede poner en marcha en cuestión de minutos. Las páginas de recaudación de fondos tendrán excelentes complementos como un termómetro de objetivos, un formulario de donación recurrente, botones para compartir en redes sociales, espacio para la foto del recaudador de fondos y una imagen de fondo, y más. Conoce la función aquí.
Las cartas de solicitud de donación son la herramienta principal de una organización sin fines de lucro para una recaudación de fondos exitosa. Las razones por las que se envían estas cartas dependerán del tipo de campaña y de donantes.
Las organizaciones sin fines de lucro crearán campañas por diferentes motivos, pero los más populares son los próximos eventos o las festividades como navidad y ramadán. Durante estas campañas, a menudo se envía una carta de donación por correo directo o electrónico. Estas cartas generalmente presentan la organización, explican la campaña e informan cómo pueden ayudar sus donaciones.
Al comunicarse con los donantes y pedir colaboraciones, es mejor segmentarlos. Usando un sistema de gestión de donantes, puedes segmentar a los donantes por los montos que donan, las campañas que apoyan y más. ¡Donorbox te lo facilita!
Después de segmentar a los donantes, puedes enviar cartas de solicitud personalizadas a tus donantes con una tasa de recepción más alta.
Ahora que conoces los tipos de cartas que puedes enviar y en qué momento, puedes comenzar a redactar tu carta para solicitar donaciones. Estos son algunos consejos para hacer que las cartas sean más efectivas.
Cuando se trata de enviar cartas de solicitud por correo directo, querrás que sea lo más profesional posible. Para ello, lo primero es incluirle el membrete. Aquel que utilizas para la correspondencia oficial tanto en comunicaciones internas como externas.
Otra forma de darle un toque profesional a la carta de solicitud de donación es incluir la fecha, dirección y el nombre completo de los donantes. Estas adiciones son comunes en las cartas comerciales formales y marcarán la diferencia en las cartas de solicitud que envíes a las empresas.
Finalmente, una de las maneras más fáciles de obtener una donación es demostrando que tu organización es deducible de impuestos. Incluye esta información en la carta. Las empresas y muchas personas la necesitarán para fines fiscales y conocer más sobre tu organización.
Dependiendo del público objetivo, el tono de la carta puede ser cálido pero profesional.
Cuando envíes estas cartas de solicitud, es importante explicar tu campaña y el objetivo que los donantes pueden ayudarte a lograr. Al dar la información necesaria, los donantes tendrán motivos para donar.
Adicional a la información de la campaña, puedes mostrar cómo las donaciones han marcado la diferencia en el pasado. Incluye una historia de éxito personal de uno de los beneficiarios de tu organización. Esta historia le dará una recordación de marca a la organización.
Otra forma de mostrar el éxito es con algunos hechos y cifras. Algunos donantes quieren una historia personal, pero otros quieren ver pruebas de que sus donaciones están ayudando a más personas. Si tu organización ha impactado a un gran número de personas, algunos datos y cifras pueden ser bastante convincentes.
Después de segmentar a tus donantes, tienes la información para escribir una carta más personalizada y enfocada en las campañas que les parecen interesantes.
Al hacer la redacción, es fundamental evitar la jerga y lenguaje técnico. La gente quiere saber más sobre el trabajo que haces, por lo que usar demasiada jerga técnica puede resultar confuso y alejar a los donantes.
La parte más importante de la carta es la solicitud en sí. A veces esta parte se olvida. Recuerda siempre incluir una llamada a la acción. Dales a los donantes un motivo en la carta y cómo pueden hacer para ayudar.
También es fundamental hacer este paso lo más fácil posible. Si envías una carta con una solicitud de donación, incluye un sobre prepago con la dirección. Así como otras formas de donar, como enlaces de donación en línea e información sobre donaciones recurrentes y oportunidades de recaudación de fondos entre pares.
Al enviar una solicitud, obtendrás una mejor respuesta si la carta incluye una firma real del presidente de la Junta o director ejecutivo. Si la lista de donantes es demasiado extensa, agrega la firma electrónica y haz que el director firme las cartas de todos los donantes principales.
Una nota personalizada puede ayudar a que tu carta de solicitud se destaque de otras, particularmente durante las campañas de fin de año cuando los donantes reciben cartas de varias organizaciones diferentes.
Los donantes esperan un reconocimiento dentro de las 48 horas posteriores a la donación. Si donan en línea, recibirán un recibo de inmediato, en caso contrario, enviar un recibo por correo directo facilita la preparación para declarar impuestos a fin de año.
Las cartas para solicitar donaciones son importantes para una organización sin fines de lucro. Ya sea por correo directo o correo electrónico, la finalidad de estas cartas es recaudar fondos para que las organizaciones puedan llevar a cabo su misión. Pero los donantes se cansan de recibir siempre las mismas cartas de recaudación de fondos para cada campaña. Para evitar que esto suceda, la clave está en hacer que cada carta sea única por campaña y donante. La personalización es fundamental para estas cartas. Para empezar, cada carta debe comenzar con el nombre del destinatario, ya sea en el asunto o en el cuerpo. Eso capta la atención de la persona de inmediato y siente que está especialmente dirigido a ella. Con un sistema de gestión de donantes adecuado, personalizar las cartas de donación puede ser muy fácil.
Donorbox permite almacenar y administrar de forma segura los datos de los donantes. Puedes utilizar este sistema de gestión de donantes efectivo para conocer los datos de tus donantes y personalizar las cartas para solicitar donaciones a todos ellos.
Si tienes más inquietudes o deseas conocer más sobre recaudación de fondos, visita nuestro blog. Si estás buscando un sistema de recaudación de fondos en línea económico para tu organización, conoce más sobre Donorbox y nuestras funciones.
Donorbox es una solución de recaudación de fondos todo en uno para organizaciones sin fines de lucro y personas por igual. Nuestra herramienta es fácil de usar y ofrece potentes funciones como crowdfunding, peer-to-peer, mensajes de texto, eventos, membresías, gestión de donantes y más. Si tu organización quiere recaudar dinero de manera más efectiva, conseguir e involucrar a los donantes y aumentar las donaciones, visita nuestro sitio web.
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Rocío Piñeros