Cuando de recaudar fondos se trata, muchas organizaciones sin fines de lucro acuden a realizar eventos para aumentar sus esfuerzos de fundraising. No obstante, los eventos implican planeación y organización para garantizar su éxito. Esta guía te orientará con sencillos pasos como llevarlo a cabo y te aportará consejos útiles para vender los boletos.
La beneficencia ha cambiado desde la pandemia, pero los eventos siguen siendo una de las principales formas de recaudar fondos para las fundaciones. Muchas organizaciones sin fines de lucro han realizado eventos híbridos que combinan campañas presenciales y virtuales para atraer a una mayor audiencia. Sin embargo, otras prefieren sus eventos presenciales que históricamente han respaldado a la organización año tras año.
Las diferencias más grandes se deben a los avances de la tecnología. Tras la pandemia, las fundaciones tienen acceso a servicios de streaming y venta de boletos online que antes no estaban disponibles. Con boletos online, las organizaciones sin fines de lucro no tienen que preocuparse por el diseño del boleto, buscar la plantilla adecuada o imprimirlos, incurriendo en costos adicionales.
Pero ¿cómo pueden las fundaciones utilizar mejor estas nuevas herramientas para realizar eventos exitosos?
Este blog resume los pasos necesarios para realizar un evento de recaudación de fondos, los tipos de boletos y los tips para venderlos online.
Realizar un evento de recaudación de fondos requiere mucho tiempo, pero si tu fundación delega responsabilidades y se apoya en la tecnología, la probabilidad de éxito aumenta.
El primer paso para realizar cualquier evento es conformar un comité de eventos compuesto por miembros clave del staff y, si es posible, voluntarios. Estos últimos son una parte importante de la planeación de eventos por varias razones:
Al formar un comité de eventos, es mejor involucrar al staff y voluntarios que tengan un alto grado de experiencia. Si tu comité sigue siendo el mismo a lo largo de los años, tu evento se estancará y la asistencia se verá afectada. También es una buena práctica incluir voluntarios de todas las edades para ver cómo harían cambios en tus eventos anuales.
Después de conformar un comité es hora de pensar en los diferentes roles. Aquí es donde la experiencia de los miembros de tu comité es relevante. Algunos preferirán contactar a empresas en busca de patrocinios y otros pueden estar más interesados en decorar el lugar o en la publicidad en redes sociales.
La principal responsabilidad de un comité de eventos es ayudar a planear el evento. Por lo que, deben trabajar mano a mano con tu equipo para revisar los detalles del evento que pueden tener a su cargo, incluidos:
Es primordial determinar los objetivos de la recaudación de fondos:
Ahora que tienes una mejor idea de lo que esperas lograr, es más fácil elegir el tipo de evento. Las organizaciones sin fines de lucro ahora deben elegir si quieren realizar un evento presencial, virtual, o híbrido. Esta decisión hace la diferencia entre una recaudación de fondos más pequeña con la presencia de más donantes potenciales o una campaña online que atraiga a personas de todo el mundo. Muchas organizaciones sin fines de lucro están incluyendo ambos para lograr una mayor cantidad de donantes.
Los eventos anteriores son una buena fuente de información para crear un presupuesto y elaborar una estrategia de precios de boletos. Al revisar los eventos de los años pasados, las organizaciones sin fines de lucro pueden determinar cuántos ingresos pueden esperar.
Es importante tener en cuenta que los ingresos son solo la mitad del presupuesto. Las fundaciones deben precaver la situación económica actual mediante un análisis de costos. El lugar, la comida y otros costos pueden haber aumentado desde el último evento presencial, por lo que se sugiere tener tres cotizaciones de diferentes proveedores antes de firmar un contrato.
Aquí hay una lista de costos que ayudarán a tu comité de planeación a determinar qué cotizaciones solicitar para encontrar la mejor oferta para el evento:
El costo es un factor decisivo en la elección del lugar; sin embargo, la duración del evento también es importante. Con estos dos factores, tu organización sin fines de lucro puede definir el lugar, fecha y hora del evento.
Si tus donantes esperan que el evento se realice en una fecha específica cada año, es relevante considerarlo y contar con la disponibilidad del lugar para esa fecha. Además, revisa que otras fundaciones no tengan eventos ese mismo día para evitar competir en la recaudación de fondos.
Antes de elegir una fecha, toma en cuenta fechas importantes como aniversario, días de donación en los cuales las personas puedan estar más dispuestas a cooperar con tu causa.
Para involucrar a tu público, tu evento debe incluir varias actividades de entretenimiento y recaudación de fondos. Dependiendo del lugar puedes realizar diferentes actividades de entretenimiento. Cuando te contactes con los recreacionistas o artistas deja en claro tus expectativas. Los costos de entretenimiento pueden incluir transporte, apoyo audiovisual y otros gastos que quizás no has tenido en cuenta.
Además del entretenimiento, las actividades de recaudación de fondos como subastas, sorteos, recaudación de fondos peer-to-peer y venta de productos también pueden requerir apoyo y recursos adicionales para realizarlas. Antes de empezar a vender boletos para las subastas o rifas, asegúrate de verificar todas las leyes locales para obtener las licencias y permisos de sorteos requeridos.
Hay muchos beneficios al vender boletos para eventos online. Una herramienta eficiente de venta de entradas para eventos online hará que el registro de eventos sea simple y rápido para tu personal y voluntarios. Hay otros beneficios.
En primer lugar, las páginas de eventos online facilitan el marketing y la comunicación, ya que se pueden usar para compartir información importante del evento. Puedes incluir varias fotos para atraer a los asistentes e inspirarlos a comprar la entrada para la recaudación de fondos.
En segundo lugar, los formularios online te ayudan a calcular la deducción de impuestos de cada entrada para la recaudación de fondos y, permiten enviar los recibos automáticos y boletos directamente a los asistentes. Algunas plataformas incluso aceptan donaciones dentro del formulario del boleto.
Además, te ahorras los costos de impresión de boletos que son un rubro significativo.
Donorbox ofrece todas las funciones mencionadas anteriormente y mucho más a una tarifa económica. Comenzar no tiene costo y podrás:
A continuación, se muestra como lo utiliza una organización sin fines de lucro en Behind the Book.
Para eventos híbridos y online, también debes considerar el uso de plataformas de streaming online Airmeet es una buena opción para ayudarte a aumentar el compromiso y el ROI a través de experiencias interactivas. Y lo mejor de todos es que puedes integrar Donorbox con Airmeet para que los asistentes puedan hacer donaciones sin tener que salir la plataforma del evento.
Los miembros del comité viven en tu comunidad y mejor que nadie conocen las mejores tiendas y patrocinadores de eventos. Tu oficina de recaudación de fondos puede crear paquetes, cartas de patrocinio y permitir a los miembros del comité tener el primer contacto. Cuando una empresa se muestre interesada en patrocinar, tu oficina o el director de la fundación deben contactarla para ultimar los detalles.
Quizás desees enviar boletos impresos del evento a los patrocinadores. Esto hace parte del mercadeo, recordación de marca, para construir la relación con ellos. También es un buen gesto (un poco costoso, la impresión de boletos) de mostrarles lo valiosos que son para tu misión.
El último y más importante paso es promover el evento. Hasta aquí, has creado tu página de evento y formulario online de boletos. Ahora es el momento para diseñar los materiales de marketing, crear un plan de comunicaciones y un cronograma a seguir, ¡y correr la voz!
Envía campañas por email, publica en redes sociales y contacta a empresas y medios de comunicación locales para la publicidad. Solicita a tus recaudadores de fondos peer-to-peer hablar sobre el próximo evento en sus campañas de recaudación de fondos y con su red de contactos. Haz que los voluntarios y los miembros utilicen el marketing de boca en boca dentro de la comunidad.
¡Solo recuerda agregar el link a la página de tu evento en todos y cada uno de los materiales de marketing!
Así tu evento sea presencial, virtual o híbrido, la rentabilidad depende en gran medida de los tipos/niveles de tus boletos y la estrategia de precios. Aquí hay una lista de los mejores y más rentables tipos de boletos para eventos de recaudación de fondos que te servirán de ayuda.
Este es el tipo de entrada más asequible para la mayoría de tus asistentes. Se usa tanto para eventos presenciales como online, para una gala, torneo de golf , concierto o un evento de lectura de libros.
Los boletos de admisión general son con frecuencia la base para tu estrategia de precios. El precio de la entrada suele ser el más bajo de todas las demás entradas y se aplica a las personas que no buscan ningún tratamiento, experiencia o beneficio especial, como se resalta en la siguiente imagen.
Estos boletos pueden aumentar muy bien los ingresos por venta de boletos de recaudación de fondos para un próximo evento. Sin embargo, eso implica planear con mucha anticipación. Si estás planeando una conferencia a futuro o celebrar una gala todos los años en un fecha o temporada específica, tu comité de eventos puede usar la pre-venta de boletos para generar entusiasmo y comenzar a promocionar el evento. Estos boletos hacen que las personas aseguren su entrada al evento a tiempo a cambio de un descuento significativo, de esta forma obtienes dinero anticipado para organizar el evento. Este es un ejemplo –
Las entradas para grupos son mejores para conciertos en vivo, conferencias o cualquier otro evento al que a un grupo de personas les gustaría asistir juntas. Esto permite que estos grupos se beneficien de un descuento en el precio de la entrada y aumenta los asistentes a tu evento.
Decide la cantidad de personas que podrían conformar un grupo, como un grupo de cinco estudiantes para un concierto o una familia de cuatro para tu próxima gran recaudación de fondos. Determina un precio que tenga al menos un descuento mínimo: si las personas pueden asistir por $20, por ejemplo, promueve a los grupos de cuatro a comprar un paquete de boletos para la recaudación de fondos por $70. Como se muestra a continuación.
Si organizas conciertos, cenas de recaudación de fondos, galas, subastas, noches de trivia u otros eventos que requieren una ubicación de asientos específica (y posiblemente una comida), estos tipos de entradas son imprescindibles. Vende mesas y asientos a tus asistentes con opciones como una mesa para dos, para cinco, etc. También puedes incluir opciones de comidas en estos boletos, solicitando sus preferencias para aumentar el interés y la participación.
Los boletos VIP son para aquellos asistentes que pueden pagar y prefieren una mejor experiencia en tu evento. Puedes crear un espacio de asientos dedicado para estos asistentes, con opciones de comidas especiales, la posibilidad de interactuar con el orador o artista invitado, membresía gratuita por un año, estacionamiento gratis y otros beneficios. ¡Todo depende de la estrategia de precios!
Estos boletos también disminuyen las inasistencias en los eventos, otra gran ventaja cuando se trabaja con un presupuesto.
El siguiente ejemplo es de una gala anual de recaudación de fondos que ofrece dos tipos diferentes de entradas VIP: Oro y platino
Es posible que quieras enviar boletos impresos por correo a tus invitados VIP. O tal vez, hagas que algunos voluntarios entreguen los boletos personalmente. Si tienes muchos donantes o patrocinadores importantes, recuerda incluir la impresión de boletos en el presupuesto del evento.
Los eventos virtuales deben encontrar formas de mantener la atención de los asistentes online para asegurarse de que no abandonen el evento antes de tiempo. Las organizaciones sin fines de lucro pueden impulsar sustancialmente la participación mediante la realización de un concurso que ofrezca un regalo o premio significativo al ganador.
Por ejemplo, el rango de boletos a continuación incluye entradas para un sorteo. Quien gane el sorteo recibirá un surtido exclusivo de 12 botellas de vinos italianos entregadas en el lugar.
Los boletos de pase virtual son para que los asistentes a tu evento virtual puedan unirse online. Estos son útiles tanto para eventos híbridos como completamente online.
Hoy en día, muchos eventos se están realizando online. A veces, las personas prefieren conectarse desde la comodidad de sus casas. En estos casos, ofrece a tus asistentes un pase virtual a bajo costo para acceder a la transmisión en vivo y a las sesiones grabadas para que puedan verlas más tarde. Estas entradas son perfectas para conferencias, conciertos en vivo y subastas.
Recuerda brindarles a los compradores algunas opciones de participación, elige la herramienta de transmisión adecuada y ten un gran anfitrión para mantenerlos involucrados.
Aquí traemos algunos tips que te ayudarán a vender más entradas para tu próximo evento.
Antes de correr la voz sobre tu evento, deberás tener claro el tema a abordar e incluir todo lo relacionado a la marca como el nombre, colores y logo. La marca debe estar presente en todos los materiales de marketing como medios impresos, emails, redes sociales y los anuncios para aumentar la difusión de tu próximo evento. ¡Incluso puedes crear un hashtag para ayudar a iniciar y continuar los comentarios en las redes sociales!
Ofrecer entradas generales, VIP, pre-venta y de otro tipo (como vimos anteriormente) te permite incentivar la participación de diferentes audiencias y al mismo tiempo recaudar más fondos.
Cada uno de tus eventos tendrá un público objetivo diferente, al brindarles a los asistentes opciones para ahorrar dinero o darles más por un boleto especial les proporciona una mejor experiencia. Las fundaciones que buscan aumentar el reconocimiento de la marca o recaudar más dinero también incluyen productos de merchandising, como camisetas o gorras, con estos paquetes de boletos.
Mira este ejemplo con varios tipos de entradas que han creado para diferentes tipos de audiencias.
La venta de boletos presencial siempre es una opción, pero la mayoría de las organizaciones sin fines de lucro han visto un aumento en la asistencia al incluir formularios de boletos para eventos online. Las fundaciones pueden vender boletos online para financiar carreras, galas o conciertos, y crear boletos personalizados que se adapten a sus necesidades.
Con una solución económica y fácil de usar de entradas para eventos online como Donorbox, las organizaciones sin fines de lucro pueden lograr la eficacia en la venta de boletos para eventos online.
Cuando se incluyen boletos en la página de tu evento, el proceso es transparente al compartir el valor deducible de impuestos en cada tipo de boleto (como se muestra en esta imagen). El monto en dólares de un boleto para un evento sin fines de lucro solo es deducible de impuestos cuando el boleto tiene un costo superior al valor justo de mercado. Si la cena, el entretenimiento y otros beneficios del evento cuestan más que el precio del boleto, no aplica la deducción de impuestos.
Los asistentes al evento apreciarán este conocimiento. Ser transparente y abierto sobre este tema permite que las organizaciones sin fines de lucro ganen confianza y fortalezcan las relaciones con sus donantes.
El correo postal y el correo electrónico siguen siendo dos de las mejores formas de aumentar la asistencia a eventos. Tu base de datos de donantes debe tener la información de los asistentes a eventos anteriores, así como aquellos que donan constantemente a tu organización. Esta información sirve para determinar quién debe recibir invitaciones personales y a través de que medio.
Las redes sociales son otra opción para dar a conocer el evento. Las organizaciones sin fines de lucro pueden crear páginas de eventos online y pedirles a los miembros del comité y de la organización compartir el evento con su comunidad online. Tu fundación debe enviar notificaciones para el evento, como información sobre artistas y artículos de subasta, con frecuencia para crear más expectativas.
También se pueden utilizar los medios tradicionales para promocionar tu evento. Los comunicados de prensa y las alianzas comunitarias junto a los medios de comunicación locales sirven de apoyo a la difusión.
Tu presentador de eventos también puede ayudar con la publicidad. Dependiendo de la popularidad del animador, pedirle que promocione el evento en su sitio web y en las redes sociales puede atraer nuevos asistentes al evento. Una buena idea es realizar un video especial donde el presentador invite a comprar los boletos y a asistir al evento y puede compartirse en las redes sociales, a través de campañas de email e incluso se puede usar en los medios locales.
Los eventos siempre seguirán siendo una base importante de la recaudación de fondos. Ya sean eventos de la iglesia u otras organizaciones sin fines de lucro, es innegable que los eventos de recaudación de fondos han cambiado. Cada vez se usan menos las plantillas, impresión de entradas, y gestión de compras de entradas presencial, etc. Las organizaciones sin fines de lucro que esperan obtener el mejor retorno de su inversión deben buscar aprovechar las ventajas que ofrece la tecnología.
La venta de boletos online cada vez es más popular y muchos asistentes al evento la esperan. ¡Recuerda enviarles recibos automáticos para sus registros! También debes hacer un seguimiento a los asistentes posterior al evento para conocer su opinión sobre este y/o el proceso de emisión de boletos. ¡Sus comentarios te ayudarán a la mejora continua!
Si tu organización desea conocer más sobre Donorbox como una solución de recaudación de fondos integral y sus funciones, visita nuestro sitio web.
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Rocío Piñeros