Los recibos de donaciones son una parte esencial de la recaudación de fondos de una organización sin ánimo de lucro. Además de cumplir con fines contables y normativos, permiten conectar mejor con los donantes. En este blog, abordaremos la importancia de los recibos así cómo crearlos, personalizarlos y automatizarlos con Donorbox.
Hoy en día, los recibos de donación son muy importantes no solo por cuestiones fiscales sino para captar nuevos donantes, conectarse con ellos y construir tu marca. Además, permiten realizar un seguimiento a las donaciones y son esenciales para fortalecer las relaciones con los donantes.
Reconocer los aportes y contribuciones de quienes apoyan tu causa es fundamental para una recaudación de fondos efectiva.
Una regla general es que solo las organizaciones 501(c)(3) exentas de impuestos (es decir, organizaciones benéficas públicas y fundaciones privadas), formadas en los Estados Unidos, son elegibles para recibir contribuciones benéficas deducibles de impuestos. La organización debe estar exenta al momento del aporte para que este sea deducible para el donante.
Antes de continuar, aquí hay un video tutorial completo sobre cómo crear un recibo de donación 501(c)(3) en Donorbox que cumpla con los requisitos para deducción de impuestos:
¡Esto es lo que debes saber sobre los recibos de donación!
Un recibo de donación es un comprobante escrito de que se hizo una donación a una organización sin fines de lucro. En otras palabras, estos recibos reconocen una donación legalmente. Las organizaciones sin fines de lucro registradas pueden emitir tanto «recibos de donaciones fiscales oficiales» como recibos más informales.
Al emitir los recibos, informas a tus donantes que su donación fue recibida.
En Donorbox, puedes enviar recibos de donación regulares, así como recibos anuales para el año fiscal en curso. Los recibos de donaciones están automatizados. Los donantes reciben uno inmediatamente después de haber realizado un donativo.
Así mismo, puedes personalizar el recibo para ajustarlo a la marca y necesidades de tu organización. Adaptar el mensaje de correo electrónico con el nombre del donante e incluir información de la donación.
Primero que todo, la función principal de un recibo de donación es informar al donante que sus donaciones han sido recibidas.
Cuando se compra o dona online, todos se hacen la misma pregunta: ¿Fue exitoso? ¿Se realizó el pago? Básicamente, tu recibo informa a tus donantes que recibiste su donación y todo está bien.
Además, los recibos de donaciones ayudan a tus donantes a hacer un seguimiento a sus finanzas y son necesarios por si quieren acceder a reembolsos de impuestos.
Si una donación supera los $250, el donante debe obtener un recibo de donación antes de incluirla en su declaración de impuestos federales.
Los recibos de donaciones pueden disminuir el impuesto sobre la renta de las personas y las empresas que donan y, por lo tanto, pueden aumentar las donaciones.
Al dar recibos, los donantes saben que su contribución ha sido aceptada y recibida. Esto hace que se sientan apreciados y reconocidos, aumentando su confianza y lealtad.
El envío proactivo de recibos de donaciones es clave para construir relaciones duraderas y de confianza con tus donantes. Adicionalmente, es la oportunidad perfecta para mostrar tu agradecimiento por su donación.
Para los donantes primerizos, esta es una de sus primeras interacciones con tu causa y tendrá un gran impacto en si deciden donar nuevamente o no.
Finalmente, la emisión de recibos de donación ayuda a tu organización a realizar un seguimiento al historial de donaciones. El almacenamiento de dicha información es indispensable para una adecuada gestión contable y financiera.
No hay regulación sobre cuándo debes emitir recibos de donación oficiales. Muchas organizaciones sin fines de lucro envían los recibos a fin de año o en enero (en el caso de donaciones de fin de año).
Pero… los donantes siempre esperan recibir un «gracias» sin importar el monto de la contribución, y también esperan que sea poco después de hacer su donación. Por lo que, se recomienda enviar un recibo de donación dentro de las 24 a 48 horas posteriores a esta. Esto se puede lograr automatizando el proceso de emisión de recibos de donación.
No existe un requisito legal para el reconocimiento de donaciones inferiores a $250, a menos que el donante reciba algo de valor a cambio de su aporte, lo que genera reglas especiales para las “contribuciones quid pro quo”.
En el caso de una donación no monetaria, si el producto supera el valor de $5,000, deberá ser tasado por un avalador calificado para que pueda considerarlo en sus impuestos.
En el caso de que a un donante se le extraiga un monto directamente de su sueldo, puede usar un W-2, una declaración de salarios e impuestos u otros documentos dados por el empleador que detallen el monto extraído de su salario.
La falta de envío de un recibo puede derivar en una multa de $10 por contribución, hasta $5,000 por cada campaña específica.
Nota: Si un donante tiene una membresía anual con tu organización sin fines de lucro, no necesita un recibo si el costo anual es de $75 o inferior en bienes o servicios entregados a cambio.
Estos son los requisitos básicos de un recibo de donación en los EE. UU.:
Si tu organización brinda servicios religiosos, asegúrate de incluir una declaración como: «La organización proporcionó beneficios o servicios religiosos al donante».
Mayor información aquí.
Incluye tu dirección de correo postal y EIN (Número de identificación del empleador). Aunque no es obligatorio, los donantes deberán suministrar esta información con sus impuestos. Por lo tanto, es conveniente dar toda la información necesaria a tus seguidores.
Tip profesional: Se precavido a finales de año cuando un donante puede enviar un cheque por correo en diciembre, pero no lo recibes hasta enero. Informa la fecha correcta en el recibo del donante.
Los requisitos a cumplir en un recibo de donación varían dependiendo del país donde vives, por lo que es mejor verificar en el sitio web de la entidad de gobierno para obtener la información precisa, especialmente porque la reglamentación puede cambiar.
Enviar recibos de fin de año es una gran forma de agradecer a tus donantes y reconocer cuánto significan sus donaciones para tu organización.
Tus donantes necesitan un recibo a fin de año para obtener la exención de impuestos por su donación. Aunque no es obligatorio que las organizaciones sin fines de lucro envíen los recibos de donación a fin de año, sería útil para ellos enviarles recibos y podría contribuir a fortalecer las relaciones entre sí.
Con Donorbox, puedes enviar recibos de impuestos a fin de año a uno o todos los donantes, y personalizar el mensaje en el recibo; aquí está la guía paso a paso. Mira con qué facilidad Donorbox te permite personalizar el contenido del correo electrónico y el asunto para una mejor comunicación.
También puedes adjuntar el recibo en PDF al correo electrónico, seleccionar el período del año fiscal y personalizar el mensaje de agradecimiento para incluirlo dentro del PDF. Así es como se ve: –
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Donorbox te permite personalizar y automatizar los recibos de donaciones en un abrir y cerrar de ojos. Una vez se realiza una donación a través del formulario de donación de Donorbox, automáticamente se envía el recibo por correo electrónico al donante. ¡Sin estrés y sin complicaciones!
Para crear y automatizar un recibo que cumple con los requisitos 501(c)(3) en Donorbox,
También puedes acceder a la configuración de tu recibo en el panel de control de Donorbox en «Engage».
Allí puedes colocar una dirección de correo electrónico en «reply to» en caso dado que el donante quiera responder al correo electrónico del recibo de donación.
Con Donorbox, también puedes enviar un recibo consolidado de las donaciones del año a uno o todos los donantes con un solo clic y también puedes adjuntar un PDF del recibo de donación en los correos electrónicos. Sin embargo, para los recibos de fin de año, debes enviarlos desde la herramienta. No está automatizado.
Para obtener mejores resultados, escribe una carta de reconocimiento personal que incluya los elementos requeridos por el IRS.
Es confuso para el donante recibir un correo electrónico de agradecimiento y luego otro correo con el recibo de donación. Recuerda, la interacción del donante con tu organización sin fines de lucro depende de cómo se sienten y qué tan fácil es el proceso para ellos; por lo tanto, es más eficiente unificar el agradecimiento y el recibo en un solo correo.
En este mensaje, agradece al donante y resalta el impacto de su donación.
Cuando envíes un recibo de donación ya sea por correo electrónico o postal, incluye el nombre del donante. Usar su primer nombre les asegura que los datos son confiables y precisos. Además, usa el nombre de una persona real y haz que la dirección de correo electrónico desde la que envías el recibo de donación sea confiable y seria.
¡Cuanto más puedas personalizar la carta, mejor!
Es una buena práctica realizar un seguimiento a todos tus ingresos, en este caso, las donaciones. Además de los recibos de donaciones, trata de mantener registros separados de cada una, sin importar el monto. Esto incluye donaciones no monetarias, como terrenos, otro tipo de bienes, donaciones en especie, etc.
Ya sea que lleves un archivo con registros físicos, digitales o ambos, es importante mantenerlos al día. Si estás almacenando los recibos de donaciones en la nube, descarga los registros a un disco duro físico con cierta frecuencia.
Tus donantes también apreciarán un resumen anual. Este recibo es un registro consolidado de todas las contribuciones del donante en un año. Esto hace que sea más fácil para ellos al no tener que realizar seguimiento a varios recibos únicos. De esta manera, los donantes pueden organizar sus registros y tenerlos listos tanto para efectos contables como para la presentación de la declaración de impuestos.
Siempre es mejor enviar los recibos anuales antes del 31 de enero del siguiente año cuando termines de procesar todas las donaciones. Donorbox facilita enviar recibos de fin de año automatizados a tus donantes, como se mencionó anteriormente en este blog.
Aunque no es necesario, es bueno para los donantes cuando están declarando sus impuestos.
Un recibo de donación es probablemente la única pieza de comunicación que tus donantes realmente esperan recibir de tu parte. Es por eso, que son una oportunidad para que se involucren e interesen más en tu organización..
Pregúntate qué te haría querer comprometerte más. Por ejemplo, los videos cortos son una excelente manera para atraer más donaciones, al igual que las fotos dinámicas y de alta calidad. También puedes incluir testimonios de tus colaboradores, voluntarios o beneficiarios.
Tip profesional: No le pidas a tu donante algo más. Es hora de agradecerles y darles la oportunidad de profundizar en tu misión.
Los recibos de donaciones pueden ser confusos y requerir mucho tiempo, pero son una parte importante de tu trabajo de recaudación de fondos. Asegúrate de conocer los requisitos del recibo de donación de tu país. Luego, invierte en las herramientas adecuadas para organizaciones sin fines de lucro, como Donorbox, que facilita el proceso y libera tiempo para interactuar con tus donantes o crear grandes campañas de recaudación de fondos.
Las funciones de Donorbox son fáciles de usar y el proceso de donación es sencillo para tus donantes! Más de 50 000 organizaciones en 96 países están utilizando estas funciones para impulsar las donaciones y los esfuerzos de atraer más donantes. Contáctanos para cualquier consulta. Nuestro exitoso paquete Donorbox Premium está ayudando a las organizaciones sin fines de lucro a mejorar su recaudación de fondos durante todo el año con coaching experto, ayuda técnica y la combinación adecuada de herramientas poderosas. Reserva una demostración hoy para obtener un precio personalizado.
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Descargo de responsabilidad: Al compartir esta información no pretendemos brindar asesoría legal, fiscal o contable, ni abordar situaciones específicas. El artículo anterior tiene el propósito de brindar información financiera general a un amplio segmento del público. Consulta con tu asesor legal o tributario para complementar y verificar el contenido.
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Rocío Piñeros