Avec la majorité des communications se déroulant en ligne, il est facile de manquer des mises à jour cruciales de donateurs. Le Mail Center de Donorbox CRM centralise toutes vos communications, simplifiant ainsi le suivi et la gestion des relations avec vos donateurs.
Avec la majorité des communications de votre équipe se déroulant en ligne de nos jours, il est facile de manquer des mises à jour cruciales et des demandes urgentes de la part des donateurs. Et si toutes vos communications avec les donateurs pouvaient se faire en un seul endroit ?
Le Mail Center du CRM de Donorbox offre des outils efficaces et simplifiés pour vous aider à communiquer plus efficacement. Dans cet article, nous vous expliquerons tout ce que vous devez savoir sur le Mail Center de Donorbox, y compris son fonctionnement et comment l’utiliser.
Le Mail Center de Donorbox fait partie de la plateforme Donorbox CRM. Il vous permet de lire, écrire et envoyer des emails directement depuis Donorbox, sans avoir à naviguer vers votre fournisseur de messagerie ! De plus, tous les emails sont automatiquement sauvegardés dans le profil de chaque donateur, vous permettant ainsi de suivre facilement vos communications avec les donateurs.
Le Mail Center vous permet également de connecter plusieurs comptes Gmail et Outlook dans une seule boîte de réception combinée, simplifiant ainsi les efforts de votre équipe.
Du 1er juillet au 30 septembre 2024, la version bêta du CRM de Donorbox est disponible pour tous les utilisateurs de Donorbox ! Nous expliquerons comment accéder à cet outil plus loin dans ce blog.
Apprenez-en davantage sur l’utilisation du CRM de Donorbox et de ses fonctionnalités dans ce tutoriel :
Le Mail Center a été conçu pour faciliter encore plus la tâche importante de se connecter avec les donateurs.
Nous y avons tous été confrontés. Un donateur contacte votre collègue qui est en vacances et ne pourra pas répondre avant la semaine prochaine – mais le donateur a besoin de quelque chose de toute urgence. Avoir une boîte de réception combinée aide votre équipe à rester au top dans la construction de ces relations cruciales avec les donateurs. Cela vous permet de partager la charge de travail et de travailler ensemble sans que rien ne passe entre les mailles du filet.
Le Mail Center facilite l’attribution des chaînes de mails à vos membres d’équipe. Lorsqu’un nouvel email arrive, il suffit de sélectionner le membre d’équipe qui doit y répondre. Par exemple, supposons qu’un de vos collègues reçoive un email d’un donateur avec une question sur votre gala annuel gala. Vous pouvez facilement l’assigner au membre d’équipe responsable de la planification du gala afin que la bonne personne réponde avec les bonnes informations.
Fini la saisie manuelle des communications avec les donateurs ! Lorsque vous utilisez le Mail Center, tous vos emails sont automatiquement ajoutés au profil de votre donateur, vous permettant de voir facilement où vous en êtes resté. Cela fournit un contexte important pour votre prochaine tentative de contact.
Rationalisez vos communications en ayant toutes les informations dont vous avez besoin à portée de main lorsque vous rédigez vos emails. Dans un fil de discussion du Mail Center, vous pouvez accéder aux informations de votre donateur via un panneau latéral spécial qui inclut des informations cruciales telles que l’adresse, le nom complet, l’historique des transactions, et plus encore.
Maintenant que vous connaissez les nombreux avantages du Mail Center, voyons comment il fonctionne.
Tout d’abord, soyez assuré que vos données sont sécurisées. Lorsque vous connectez le Mail Center à votre compte Gmail, aucune donnée n’est importée ou utilisée par Donorbox. Donorbox scanne votre boîte de réception Gmail pour des étiquettes afin d’identifier quels emails ont été précédemment envoyés par le Mail Center (le cas échéant). Cela permet au Mail Center de fonctionner sans accéder à des emails ou des données non nécessaires.
En savoir plus sur les fonctionnalités de sécurité de Donorbox, leader dans l’industrie ici.
Comme mentionné précédemment, lorsque vous envoyez un email en utilisant le Mail Center, il recevra une étiquette spéciale Gmail ou Outlook. Cela permet au Mail Center d’importer les emails envoyés en utilisant Donorbox afin que vous puissiez garder toutes vos communications en un seul endroit.
Pour envoyer un email en utilisant le Mail Center, vous devez d’abord faire du destinataire de l’email un donateur existant. Cela vous permet de garder des enregistrements de communication précis et complets pour chaque donateur. Vous pouvez également lier des adresses email à des donateurs existants répertoriés avec des adresses email différentes grâce à une fonction de fusion d’enregistrements facile à utiliser.
Si vous envoyez un email en utilisant votre compte Gmail ou Outlook en dehors du Mail Center, il ne sera pas sauvegardé sur Donorbox.
Pour accéder au Mail Center, vous devez d’abord accéder à Donorbox CRM. Vous pouvez le faire en trouvant la section « Engager » du menu principal de votre compte Donorbox. Dans cette section, cliquez sur « CRM ».
De là, vous pourrez sélectionner l’onglet « Mail Center » et procéder à la connexion de votre compte.
Si vous n’êtes pas encore utilisateur de Donorbox, ou si le CRM de Donorbox n’a pas été activé dans votre compte Donorbox, veuillez remplir ce formulaire d’intérêt pour postuler à l’essai gratuit de la version bêta.
Depuis la page du Mail Center, vous pourrez connecter votre compte Gmail ou Outlook si ce n’est déjà fait. Cliquez simplement sur le compte que vous souhaitez lier. Vous serez alors invité à vous connecter à votre compte et à accorder les permissions requises.
Vos collègues peuvent également ajouter leurs comptes ! Cela permet à chacun dans l’organisation de voir une boîte de réception combinée avec tous les messages envoyés depuis le Mail Center.
Si vous devez modifier les connexions de votre compte à tout moment, vous pouvez le faire en cliquant sur l’icône en forme de roue dentée pour accéder aux paramètres de votre Mail Center.
Lorsque vous êtes prêt à envoyer un email, cliquez sur le bouton bleu « Nouveau message » en haut à droite de votre écran.
De là, vous pouvez rechercher un donateur, saisir votre objet et sélectionner le membre d’équipe dont provient l’email (si plusieurs membres d’équipe utilisent le Mail Center).
Utilisez l’éditeur de texte enrichi pour personnaliser le corps de votre email à votre goût.
Vous avez la possibilité d’ajouter une signature personnalisée à votre email pour augmenter le professionnalisme de votre communication. Pour ajouter une signature, vous pouvez cliquer sur « Gérer les signatures » depuis la page Nouveau Message, comme indiqué ci-dessus.
Vous pouvez également cliquer sur l’icône en forme de roue dentée dans la navigation supérieure du Mail Center pour accéder aux paramètres de votre signature.
Vous pouvez ajouter du texte et des images pour personnaliser entièrement votre signature. Choisissez un nom pour votre signature afin de la différencier des autres signatures que vos collègues pourraient ajouter. S’il n’y a pas d’autres signatures enregistrées, le Mail Center choisira cette signature par défaut.
Pour attribuer des fils de discussion par email aux membres de l’équipe, cliquez sur le fil de discussion que vous souhaitez attribuer. De là, vous pouvez rechercher et sélectionner le membre de l’équipe dans une liste déroulante.
Vous verrez ensuite le membre de l’équipe assigné marqué sur le fil de discussion.
Vous pouvez également filtrer votre boîte de réception, vos messages envoyés et vos brouillons selon qu’ils ont été assignés ou non.
Pour envoyer une communication directement depuis le profil d’un donateur, accédez d’abord au profil. Ensuite, naviguez vers l’onglet « Communications » et cliquez sur « Envoyer un email. »
Comme tous les autres emails envoyés par le Mail Center, cet email sera sauvegardé dans le même onglet pour référence future.
Que vous soyez un collecteur de fonds expérimenté ou que vous débutiez, le Mail Center du CRM de Donorbox offre une fonctionnalité efficace pour rendre vos tâches quotidiennes plus fluides.
Accédez à vos emails de collecte de fonds en un seul endroit, accédez aux informations cruciales sur vos donateurs, et enregistrez automatiquement toutes les communications dans un profil de donateur robuste pour ne jamais perdre la trace de vos donateurs. Cela vous aide à faire en sorte que chaque donateur se sente comme le plus important au monde – parce qu’ils le sont tous.
Les fonctionnalités complètes de collecte de fonds de Donorbox fonctionnalités vous permettent de collecter plus de fonds, de construire de meilleures relations avec les donateurs et de soutenir votre mission. Inscrivez-vous dès aujourd’hui et commencez à collecter des fonds en 15 minutes !
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Benjamin