Organiser des événements à but non lucratif peut être complexe, mais c'est aussi une opportunité majeure pour collecter des fonds et promouvoir votre mission. Découvrez dix stratégies efficaces et les outils recommandés pour garantir le succès financier de votre prochain événement caritatif.
Depuis des décennies, de nombreuses associations s’appuient sur des événements pour récolter des dons importants et faire connaître leurs missions. Mais planifier et organiser des événements percutants peut prendre beaucoup de temps et nécessiter un budget important. Vous vous demandez donc peut-être comment collecter des fonds par le biais d’événements.
La bonne nouvelle ? Optimisez les recettes de votre événement non lucratif pour soutenir pleinement votre mission vitale grâce à diverses stratégies efficaces. Dans ce blogue, nous aborderons dix d’entre elles et partagerons les outils que vous pouvez utiliser pour assurer votre succès.
Lorsque vous organisez un événement à but non lucratif – en particulier si l’objectif principal de votre événement est la collecte de dons – vous ne voulez pas simplement recueillir suffisamment de dons pour couvrir les coûts. Vous voulez vous assurer que votre événement est rentable !
Vous n’avez pas besoin d’attendre le début de l’événement pour gagner de l’argent ! Ces stratégies peuvent être utilisées pour vous préparer à une collecte de dons réussie pendant l’événement et pour recueillir des fonds à l’avance.
L’une des choses les plus importantes à déterminer lors de la planification de votre événement est votre stratégie de prix. En fixant le prix de vos billets au plus juste, vous vous assurez d’attirer le plus grand nombre de participants possibles tout en réalisant des bénéfices.
Pensez aux objectifs de votre événement, à votre budget, à votre public et aux activités de l’événement avant de fixer un prix. Pour augmenter la fréquentation de l’événement, proposez plusieurs niveaux de billets à différents prix.
Téléchargez gratuitement notre Guide des prix de la billetterie événementielle (en anglais) pour vous aider à fixer le prix de votre événement.
Conseils de pro : Utilisez codes promotionnels pour augmenter les ventes de billets, honorer vos VIP avec des billets gratuits, encourager les meilleurs donateurs à amener leurs amis et leur famille, et bien plus encore.
Quelle que soit votre stratégie de tarification, vous pouvez recueillir des dons importants en demandant aux acheteurs de billets de faire un don en plus de leur achat. Vous offrez des billets gratuits ? Demandez à vos supporters de faire un don pour aider votre cause au lieu de payer le prix du billet.
Les participants à votre événement peuvent ainsi facilement soutenir directement votre mission. De plus, vous pouvez annoncer le montant que vous avez déjà recueilli au début de l’événement !
Candlelighters Childhood Cancer Family Alliance a utilisé Donorbox Events pour demander des dons en plus de la vente de billets pour leur 45e anniversaire.
Générez de l’enthousiasme pour vos acheteurs de billets avant le début de l’événement en communiquant avec eux tôt et souvent.
Créez une campagne d’emailing qui cible votre public quelques semaines avant la date de l’événement. Partagez les détails nécessaires – tels que l’itinéraire, l’endroit où se garer, l’horaire, etc. Profitez également de ces emails pour commencer à parler de votre mission, des possibilités de dons, etc. Partagez également ces informations sur votre site web, votre blog et les réseaux sociaux.
Voici quelques idées à intégrer dans cette campagne de sensibilisation avant l’événement pour susciter l’enthousiasme et donner un coup de pouce à votre collecte de fonds :
L’un des meilleurs moyens de vous assurer que la majorité (voire la totalité) des billets achetés par vos participants servent à financer votre mission est d’obtenir des parrainages pour votre événement. Les parrainages peuvent couvrir les frais généraux de l’événement ou des éléments plus spécifiques tels que les divertissements, les boissons et les articles de tirage au sort ou de vente aux enchères.
Incluez des incitations telles que de la publicité, des billets ou des tables, des mentions pendant l’événement lui-même et des rencontres avec les artistes.
Ajoutez vos niveaux de parrainage au formulaire de billetterie en ligne de votre événement pour qu’il soit encore plus facile de devenir parrain. Regardez comment la Engineering Education Foundation of America a utilisé Donorbox Events pour obtenir des parrainages pour son tournoi de golf annuel.
Donorbox Events est un système complet de billetterie en ligne. Cet outil facilite la vente de billets et de parrainages, calcule les déductions fiscales, établit des limites et collecte des informations supplémentaires et des dons. Vous pouvez également créer des codes promotionnels pour des billets gratuits ou à prix réduit et utiliser la fonction d’enregistrement pour scanner, vérifier et enregistrer rapidement chaque invité.
En savoir plus sur Donorbox Events
Selon vos objectifs, c’est probablement au cours de l’événement lui-même que vous gagnerez le plus d’argent. Voici comment collecter davantage de ces fonds essentiels.
Si vous ne demandez des dons, vous risquez de ne pas en recevoir ! Dévoilez votre mission, son importance, sa pertinence et invitez à faire des dons dans un appel détaillé aux participants.
Élevez votre appel avec une brève histoire démontrant l’impact concret que les participants peuvent avoir grâce à leurs dons. Le storytelling est un moyen puissant de faciliter l’établissement d’un lien émotionnel entre vos partisans, votre mission et ceux que vous servez, ce qui vous permettra d’obtenir davantage de dons.
De nos jours, de nombreux donateurs potentiels sont à la recherche d’expériences. Ils ne veulent pas nécessairement s’asseoir et vous écouter parler de votre mission ou assister à un spectacle.
Réfléchissez à la façon dont vous pouvez faire évoluer votre événement pour y inclure des efforts de collecte de fonds fondés sur l’expérience, avec des activités qui font participer vos donateurs. Voici quelques idées :
Une autre façon de collecter des fonds lors d’événements consiste à vendre des produits, des marchandises, ou même de la nourriture et des boissons à vos invités.
Proposez des concessions pour augmenter les revenus de l’événement, profitant des sponsors pour fournir collations et boissons gratuites. Permettez aux restaurants, camions de nourriture, établissements vinicoles, etc., de participer moyennant un pourcentage de leurs bénéfices.
Créez également des articles de marque (t-shirts, casquettes, tasses à café, etc.) que les participants voudront acheter pour se souvenir de votre événement. N’oubliez pas d’inclure votre logo pour une publicité gratuite !
Quel que soit le type de don que vous offrez à vos invités, vous aurez besoin d’un moyen facile de collecter ces dons. Anticipez le manque d’argent liquide chez les invités en proposant des alternatives de don électronique pour faciliter leur participation.
Utilisez ces outils de collecte de fonds en personne pour collecter des fonds lors d’événements :
QR Codes
Placez des codes QR dans votre salle accompagnés de brèves informations sur votre mission. Si un donateur a envie de donner, il lui suffit de scanner le code QR avec son smartphone pour accéder à votre formulaire de don Donorbox et faire un don en quelques secondes.
Les codes QR peuvent être placés un peu partout sur votre site, que ce soit à chaque table, sur des écrans ou sur des panneaux.
Kiosques de dons
Il y a de nombreuses façons d’utiliser un kiosque de don lors de votre prochain événement ! Installez le vôtre avec l’application Donorbox Live™ Kiosk, votre tablette préférée et un appareil de lecture de cartes apparié, vous permettant de collecter rapidement des dons, des paiements de marchandises, des offres d’enchères gagnantes, et plus encore via une carte ou un appareil intelligent.
Explorez Donorbox Live™ Kiosk pour capturer des dons sans espèces lors de vos événements grâce à cette vidéo informative :
Vous avez capté l’attention de vos donateurs et peut-être même attiré de nouveaux sympathisants. Il est maintenant temps de renforcer ces relations en utilisant des tactiques de conversion de l’événement.
Alors que chaque phase du cycle d’entretien des donateurs est importante, l’intendance est l’une des plus vitales lorsqu’il s’agit d’établir des relations à long terme avec les donateurs et d’assurer la croissance de votre organisation. Et la reconnaissance de vos donateurs est un élément important de stewardship !
Envoyez une lettre de remerciement ou un e-mail à tous les participants à l’événement dès que possible après l’événement est essentiel. Soulignez les contributions de l’événement et expliquez l’impact sur votre mission et les bénéficiaires, renforçant ainsi la gratitude.
Postez des photos/vidéos de l’événement, rappelant le plaisir aux invités et les encourageant à les partager sur les réseaux sociaux. Si vous avez fixé une date pour l’événement annuel de l’année prochaine, mentionnez-la également.
Après avoir remercié les participants à la fin de l’événement, considérez-vous avoir terminé, ou y a-t-il autre chose à faire ? Ce n’est pas tout à fait le cas. Convertissez les supporters d’événements en donateurs réguliers pour optimiser la collecte de fonds et assurer un soutien durable.
Contactez les participants après l’événement par lettre, e-mail ou appel téléphonique pour maintenir l’engagement et renforcer les liens. Dans cette communication, renforcez votre gratitude et expliquez comment ces personnes peuvent continuer à faire la différence en faisant un dons récurrents.
Simplifiez pour les donateurs : autorisez la création et la gestion de plans de dons récurrents via un formulaire en ligne. Les formulaires de don de Donorbox vous permettent d’offrir jusqu’à quatre options d’intervalle, soit une seule fois, une fois par jour, une fois par semaine, une fois toutes les deux semaines, une fois par mois, une fois par trimestre ou une fois par an. Choisissez l’intervalle, saisissez le montant, suivez les étapes : les donateurs enregistrent facilement leur mode de paiement pour contribuer. Ils peuvent modifier ou annuler leurs plans récurrents dans leur Portail des donateurs.
Voyez comment Home for mothers encourage les donateurs à mettre en place un plan de dons récurrents à l’aide de leur formulaire en ligne.
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Les événements non lucratifs sont un pilier stratégique majeur pour collecter des fonds et soutenir diverses organisations depuis longtemps. Maîtriser la collecte de fonds par les événements garantit que l’investissement en temps, effort et dons en vaut la peine. Utilisez les conseils présentés ici pour vous guider dans la préparation de vos événements de collecte de fonds.
De la billetterie événementielle au kiosques de dons en passant par les dons récurrents, et au-delà, Donorbox dispose des outils dont vous avez besoin pour collecter des dons avant, pendant et après votre prochain événement. Démarrez gratuitement en seulement 15 minutes !
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Benjamin