Los eventos de todo tipo han sido durante mucho tiempo el foco de atención de las organizaciones benéficas. Se utilizan para crear conciencia, atraer caras nuevas y, por supuesto, recaudar fondos. En este artículo daremos consejos sobre cómo recaudar dinero con eventos, además de herramientas disponibles para generar donaciones aún más importantes.
Durante décadas, muchas organizaciones sin fines de lucro han dependido de eventos para recaudar donaciones y generar conciencia sobre sus misiones. Planificar y organizar eventos impactantes puede llevar mucho tiempo y un gran presupuesto. Quizás te preguntes cómo recaudar dinero con eventos.
¿La buena noticia? Hay varias formas de garantizar que un evento sin fines de lucro genere los ingresos necesarios para continuar con la causa. En este blog, cubriremos 10 de ellos y compartiremos las herramientas que puedes utilizar para garantizar el éxito.
Cuando organizas un evento benéfico, especialmente si el objetivo principal del evento es recaudar fondos, no solo deseas recaudar suficientes donaciones para cubrir el costo. ¡Quieres asegurarte de que tu evento genere dinero!
Traemos 10 tácticas que puedes utilizar para recaudar dinero antes, durante y después de los eventos benéficos de cualquier tamaño, desde eventos de bajo costo para recaudar fondos hasta producciones de alto presupuesto .
¡No tienes que esperar hasta que comience el evento para ganar algo de dinero! Estas estrategias se pueden utilizar para prepararse para el éxito de la recaudación de fondos durante el evento, así como para recaudar algunos fondos con antelación.
Una de las cosas más importantes que debes determinar al planificar un evento es la estrategia de precios . Poner el precio adecuado a las entradas te garantiza atraer la mayor cantidad de asistentes posible y al mismo tiempo obtener ganancias.
Piensa en los objetivos del evento, presupuesto, audiencia y actividades a realizar antes de definir un precio. Para aumentar la asistencia al evento , ofrece varios tipos de entradas a diferentes precios.
Consejo profesional: Utiliza códigos promocionales para impulsar la venta de entradas, otorga a tus VIP entradas gratuitas, anima a los principales donantes a que traigan a sus amigos, familiares, y muchos más.
Independientemente de la estrategia de precios, puedes recaudar fondos pidiendo a los compradores que hagan una donación además de la compra de sus entradas. ¿Ofreces entradas gratis? Solicita a tus seguidores hacer un aporte para ayudar a tu causa en lugar de pagar una entrada.
Esto facilita que los asistentes al evento apoyen directamente tu misión. Además, ¡puedes anunciar la cantidad que ya has recaudado al comienzo del evento!
Candlelighters Childhood Cancer Family Alliance utilizó Donorbox Events para solicitar donaciones además de la venta de entradas para su evento de aniversario.
Genera entusiasmo entre los compradores de entradas antes de que comience el evento conectándote con ellos con antelación y con frecuencia.
Crea una campaña de correo electrónico dirigida a tu audiencia un par de semanas antes de la fecha del evento. Comparte los detalles necesarios, como direcciones, dónde estacionar, horarios, etc., pero también utiliza estos correos electrónicos como una oportunidad para comenzar a hablar sobre tu misión, opciones de donar y más. Comparte esta información a través de tu sitio web, blog y redes sociales también.
A continuación, algunas ideas a incluir en esta divulgación previa al evento para generar entusiasmo y darle un impulso a tu recaudación de fondos:
Una de las mejores maneras de garantizar que la mayoría (si no todas) las compras de entradas se destinen a tu misión es conseguir patrocinios para el evento. Los patrocinios pueden cubrir desde costos generales de eventos hasta cosas más específicas como entretenimiento, bebidas y artículos de rifas o subastas.
Ofrece paquetes de patrocinio en múltiples niveles para atraer a empresas y otros socios comunitarios de todos los tamaños y presupuestos. Incluye incentivos como publicidad, entradas o mesas, menciones durante el propio evento y encuentros con los animadores.
Agrega los niveles de patrocinio a tu formulario de venta de entradas para eventos en línea para que convertirse en patrocinador sea aún más fácil. Echa un vistazo a cómo la Engineering Education Foundation of America utilizó Donorbox Events para conseguir patrocinios para su torneo de golf anual.
Donorbox Events es un sistema integral de venta de entradas en línea. Esta poderosa herramienta permite vender una cantidad ilimitada de boletos y niveles de patrocinio, calcular y mostrar fácilmente valores deducibles de impuestos, establecer cantidades limitadas, fechas límite de ventas, solicitar información adicional y donaciones además de la venta de entradas. También puedes crear códigos de promoción para boletos gratuitos o con descuento y usar la función de check-in para escanear, verificar y registrar rápidamente a cada asistente.
Dependiendo de tus objetivos, es probable que ganes la mayor cantidad de dinero durante el evento. ¡Aquí te mostramos cómo hacerlo!
¡Si no pides donaciones , es posible que no recibas ninguna! Por eso es fundamental hacer un llamamiento que incluya detalles sobre la misión, por qué es importante, por qué en este momento y cómo los asistentes al evento pueden hacer una donación.
Incluye una breve historia que muestre el impacto que los asistentes al evento pueden generar con sus colaboraciones. Contar historias es una forma poderosa de facilitar una conexión emocional entre los seguidores, misión y aquellos a quienes sirves, lo que generará más donaciones.
Muchos donantes potenciales buscan experiencias hoy en día; no necesariamente quieren simplemente sentarse y escucharte hablar sobre la misión o ver un espectáculo.
Piensa en cómo puedes evolucionar tu evento para incluir esfuerzos de recaudación de fondos basados en la experiencia, con actividades que involucren a los donantes. Estas son algunas ideas:
Otra forma de recaudar dinero con eventos es vender productos , merchandising o incluso comida y bebida a tus invitados.
Ofrecer concesiones para eventos es una manera fácil de ganar algo de dinero extra, especialmente si un patrocinador puede donar refrigerios o bebidas. O permite que los restaurantes, camiones de comida, bodegas y otros proveedores de la zona instalen un puesto a cambio de un porcentaje de sus ganancias.
Además, crea productos de marca (camisetas, gorras, mugs y más) que los asistentes querrán comprar como recuerdo. ¡Asegúrate de incluir tu logotipo para obtener publicidad gratuita!
No importa qué oportunidades de donación brindes a los invitados al evento, necesitarás una manera fácil de recolectar esas donaciones. Muchos de ellos no traerán dinero en efectivo ni chequera, lo que hace imprescindibles las opciones de donaciones sin efectivo.
Utiliza estas herramientas de recaudación en el lugar para recaudar dinero con eventos:
Text-to-give
¡Pon en funcionamiento el sistema de donación por mensajes de texto para que tus invitados no tengan que levantarse de sus asientos para donar! Con Donorbox Text-to-Give , los invitados envían un mensaje de texto para recibir un enlace directamente a tu formulario de donación seguro y optimizado para dispositivos móviles. Además, ¡pueden volver a donar la misma cantidad con un solo mensaje de texto
Códigos QR
Coloca códigos QR alrededor del lugar, ya sea en cada mesa, pantallas o carteles, junto con información breve sobre la misión. Si un donante se siente inspirado a donar, todo lo que tiene que hacer es escanear el código QR con su teléfono inteligente para acceder a tu formulario de donación de Donorbox y realizar una donación en segundos.
Quioscos de donación
¡Existen numerosas formas de utilizar un quiosco de donaciones en tu próximo evento! Configura el tuyo con la aplicación Donorbox Live™ Kiosk , tu tableta favorita y un dispositivo lector de tarjetas emparejado, lo que le permitirá cobrar rápidamente donaciones, pagos de mercancías, subastas ganadoras y más mediante una tarjeta o un dispositivo inteligente.
Conoce más sobre Donorbox Live™ Kiosk y cómo puede ayudarte a capturar donaciones convenientes sin efectivo en cualquier momento y lugar, incluso en tus eventos, en este video:
Has captado la atención de los donantes y tal vez incluso hayas atraído a algunos nuevos. ¡Ahora es el momento de aprovechar estas relaciones utilizando tácticas de conversión de eventos!
Si bien cada fase del ciclo de cultivo de donantes es importante, la administración es una de las más vitales cuando se trata de establecer relaciones a largo plazo con los donantes y el crecimiento de tu organización. ¡Y reconocer a quienes nos apoyan es una gran parte de la administración!
Enviar una carta de agradecimiento o un correo electrónico oportuno a todos los asistentes al evento lo antes posible después del evento es fundamental. Reconocer cualquier contribución realizada durante el evento, así como el impacto que estos donativos tendrán en tu misión y en aquellos a quienes sirves.
También puedes compartir fotos o videos del evento, recordándoles a tus invitados lo fabuloso que se lo pasaron y animándolos a compartir en sus redes sociales. Si tienes una fecha fijada para el evento anual del próximo año, ¡inclúyela también!
Con la finalización del evento y agradecimiento a los asistentes, termina el evento, ¿verdad? No exactamente. Una de las mejores formas de recaudar dinero con eventos es convertir a aquellos que alguna vez nos apoyaron en donantes recurrentes.
Haz un seguimiento a los asistentes del evento, ya sea por carta, correo electrónico o llamada telefónica, unas semanas después. En esta comunicación, refuerza tu gratitud y comparte cómo estos seguidores pueden seguir marcando la diferencia con una donación recurrente.
Luego, facilita a los donantes la configuración y gestión de sus propios planes de donaciones recurrentes mediante un formulario en línea. Los formularios de donación de Donorbox brindan la posibilidad de ofrecer hasta cuatro opciones de intervalo, eligiendo entre una sola vez, diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral o anual. Los donantes simplemente seleccionan su intervalo preferido, ingresan el monto de su donación y siguen los pasos para guardar su método de pago. Pueden editar o cancelar sus planes recurrentes en su Portal de Donantes.
Echa un vistazo a cómo New Beginnings anima a los donantes a establecer un plan de donaciones recurrentes mediante su formulario en línea.
Los eventos benéficos han sido durante mucho tiempo una parte fundamental de las estrategias de recaudación de fondos de muchas organizaciones. Saber cómo recaudar dinero con eventos garantizará que valga la pena dedicar el tiempo, esfuerzo y fondos necesarios para planificarlos y organizarlos. ¡Utiliza los consejos que compartimos aquí como guía mientras organizas tus eventos de recaudación de fondos!
Desde venta de entradas para eventos hasta quioscos de donación , donaciones recurrentes y más, Donorbox tiene las herramientas que necesitas para recaudar dinero antes, durante y después de tu próximo evento. ¡Empieza gratis en sólo 15 minutos!
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Rocío Piñeros