Las organizaciones sin ánimo de lucro casi siempre requieren de voluntarios que les colaboren en diferentes aspectos para llevar a cabo su misión. En este artículo, compartiremos como desarrollar y seguir una estrategia para reclutar y conservar voluntarios con éxito permitiendo garantizar la ayuda voluntaria a largo plazo.
Los voluntarios son sin duda, uno de los recursos más valiosos que posee una organización sin ánimo de lucro. Ante todo, porque a menudo dependen de voluntarios para llevar a cabo su misión y objetivos. Estos generalmente brindan su tiempo y habilidades para apoyar la ejecución de programas.
Estudios recientes estiman que alrededor de cien millones de personas se ofrecen como voluntarios cada año con un valor anual en el rango de $ 150 mil millones.
Los voluntarios pueden ayudar a una organización sin ánimo de lucro a ahorrar dinero, brindar un mejor apoyo a los beneficiarios, aumentar el contacto con la comunidad en general y crear una mejor experiencia.
El reclutamiento de voluntarios es el proceso de reclutar a los mejores candidatos para el trabajo voluntario en una organización sin ánimo de lucro. Este proceso es muy importante ya que pueden ayudar con cualquier cantidad de tareas, desde tareas administrativas y recaudación de fondos hasta la entrega de programas y la difusión de información sobre la organización sin ánimo de lucro.
Son, de hecho, la columna vertebral del sector. Este informe de Fidelity Charitable también afirma que la mitad de los voluntarios brindan más apoyo financiero a las organizaciones benéficas al evitarles gastos en personal para ejecutar ciertas tareas.
Pero muchas organizaciones sin ánimo de lucro luchan por atraer tantos voluntarios como desearían, y cuando lo hacen, a veces luchan por mantenerlos. Abordamos estos temas en este artículo.
Antes de atraer voluntarios, asegúrate de tener la casa en orden. ¿Qué significa?
Trabaja en equipo y aclara algunos puntos clave. Como, por ejemplo:
Este paso es muy importante, no solo para asegurarse de que alguien que tenga las habilidades adecuadas haga el trabajo, sino también para aumentar las posibilidades de que los voluntarios estén satisfechos con su función (las funciones a llevar a cabo son cruciales para la satisfacción laboral).
Con tu equipo, revisa los planes y estrategias, así como el progreso obtenido hasta el momento. ¿Dónde está funcionando todo bien? ¿Dónde hay falencias? Identifica las áreas, proyectos y programas de bajo rendimiento y luego considera reclutar voluntarios para ayudar con ello. Asegúrate de identificar claramente las habilidades que se requieren para que eso suceda y recluta voluntarios para esos roles específicos.
Tener una descripción de las funciones por escrito también ayudará con la inducción de los voluntarios en su momento.
La inducción de voluntarios es el mecanismo a través del cual los nuevos voluntarios adquieren los conocimientos, habilidades y aptitudes necesarias para convertirse en miembros efectivos de la organización.
Dependiendo de los recursos disponibles, puedes crear un manual para voluntarios o un programa de capacitación, para ingresar de manera eficiente y coherente a los nuevos reclutas voluntarios.
Es fundamental tener esto listo antes del reclutamiento para evitar contratiempos a la llegada de un nuevo miembro al equipo de voluntarios.
Existen múltiples métodos para reclutar voluntarios. No todos serán adecuados para tu organización sin ánimo de lucro. Por eso es relevante el Paso 1. Cuando se sabe a quién se necesita reclutar y qué hará, el cómo se vuelve mucho más fácil.
Además de tener en cuenta los trabajos para los que necesitas voluntarios, también considera quién podría hacerlos mejor y quién podría estar interesado en primer lugar. Dependiendo de la misión/campo de trabajo, puedes atraer a voluntarios de diferentes nichos demográficos (p. ej., Baby Boomers o Millennials).
Decide cómo deseas promover los roles: portales digitales, ferias de voluntarios, redes sociales, radio. Esto dependerá del nicho requerido.
Finalmente, considera por cuánto tiempo necesitarás a los voluntarios y qué se espera exactamente de ellos.
Independientemente del método de reclutamiento, debes tener un mensaje para reclutar convincente. Explica lo que tu organización sin ánimo de lucro espera lograr y por qué necesita ayuda. El mensaje debe ser corto, simple y directo para expresar la necesidad del servicio voluntario.
Enfatiza en los beneficios (p. ej., habilidades y experiencia) que recibirá el voluntario, así como los beneficios que el voluntariado genera para la comunidad.
Considera si vas a ejecutar un reclutamiento general o uno específico. El general es más apropiado cuando se requiere una gran cantidad de voluntarios especialmente para períodos de tiempo muy cortos o para un evento específico. Esto podría implicar distribuir volantes, folletos, hablar con grupos, publicar en redes sociales y más.
El reclutamiento específico implica una campaña dirigida a un grupo específico de personas. Este tipo de reclutamiento es efectivo cuando se necesitan personas con ciertas habilidades. Piensa dónde podrías encontrar a esos voluntarios y qué los motivaría.
A lo mejor los voluntarios que estás buscando han estado delante de tus narices todo el tiempo. Una de las mejores maneras de reclutar voluntarios es simplemente preguntarles a tus amigos y familiares si ellos o alguien que conocen podría querer ser voluntario. Luego, pide a tus voluntarios y otros colaboradores de tu organización hacer lo mismo.
También, puedes solicitarlo a:
Esta táctica ayudará a que tu alcance crezca exponencialmente. Además, genera pruebas sociales a través del marketing de voz a voz. Es más probable que las personas confíen más en aquellos que conocen que en las organizaciones. Además, es más fácil ‘convencer’ a las personas que ya conoces de una forma u otra que a las que no, (similar como sucede con las ventas).
Este tipo de reclutamiento, por lo tanto, involucra principalmente a personas que ya están familiarizadas con la organización, el problema que aborda, o que están conectadas a través de amigos o colaboradores.
Además de usar las redes sociales para encontrar voluntarios, hay muchas otras formas de reclutar ayuda.
Estos son algunos lugares para buscar:
Adicionalmente, puedes repartir volantes y colocar anuncios en los medios de comunicación. El siguiente webinar es sobre cómo encontrar a tus próximas 20 superestrellas voluntarias con herramientas gratuitas y estrategias inteligentes. En una conversación con Tobi Johnson, experta y master internacional en gestión de voluntarios, discutimos cómo puedes atraer una base de seguidores comprometidos con tu causa.
De ser posible, ofrece oportunidades de voluntariado virtual. Esto podría ser muy útil si te diriges a profesionales que trabajan y que, de otro modo, les resultaría difícil tener tiempo para ser voluntarios debido a sus obligaciones laborales y personales.
Incluso si algunas empresas alientan a sus empleados a ser voluntarios durante la jornada laboral (lo que ya es raro), los empleados aún pierden tiempo valioso trasladándose a tu organización.
A través del voluntariado virtual, las personas pueden brindar sus habilidades, conocimientos y capacidades directamente desde sus computadoras o teléfonos inteligentes.
Internet ha creado una oportunidad inigualable para las organizaciones sin ánimo de lucro que lo necesitan. Desde el ingreso de datos y el diseño gráfico hasta la recaudación de fondos y la gestión de redes sociales, este tipo de voluntariado no tiene limitaciones de tiempo o lugar. También es más rentable. Este voluntariado basado en habilidades es especialmente valioso para las organizaciones sin ánimo de lucro locales más pequeñas que pueden carecer de recursos humanos (piensa en una pequeña organización sin ánimo de lucro en algún lugar del sudeste asiático que pueda acceder a desarrolladores de primer nivel de Silicon Valley), ¡o a la inversa!
Este tipo de voluntariado no solo se aplica a habilidades de diseño gráfico o gestión de redes sociales. Los voluntarios pueden, por ejemplo, enseñar conocimientos básicos de informática o inglés. Naturalmente, las oportunidades de voluntariado virtual diferirán de una organización sin ánimo de lucro a otra.
Últimamente se ha hablado mucho de microvoluntariado. Sin duda es una tendencia en auge. La mayor parte del microvoluntariado tuvo lugar en el Reino Unido. Australia (33 %) experimentó el siguiente mayor interés en el microvoluntariado en 2015, mientras que EE. UU. está creciendo desde un escaso 3 %.
Así se define:
“El microvoluntariado se basa en esta idea: que es más probable que las personas brinden su tiempo como voluntarios por períodos cortos y convenientes convirtiéndolo en un nuevo enfoque para la acción comunitaria. Ofrece a los voluntarios una serie de tareas fáciles que se pueden realizar en cualquier momento y lugar bajo sus propios términos”
El microvoluntariado puede incluir todo, desde compartir peticiones hasta podar un parque comunitario local. Ofrece flexibilidad a los voluntarios y muchas oportunidades para las organizaciones sin ánimo de lucro.
Si vas a probar el microvoluntariado, asegúrate de que las tareas sean apropiadas (p. ej., nada de proyectos complejos que sean urgentes) y piensa sobre: ¿Cuánta supervisión requieren estas tareas? ¿Quién lo hará? ¿Cómo se verificará la calidad?
Las asignaciones deben ser cortas, por lo general no más de 30 minutos, algunas sin ubicación específica. También deben ser atractivas y marcar la diferencia, sin tareas administrativas aburridas que nadie más quiere hacer.
Aunque alguien pueda estar contribuyendo a tu organización una vez durante 30 minutos, bríndales la orientación precisa para completar la tarea. También agradéceles y verifica si puedes aprovechar este compromiso para crear algo a más largo plazo.
¡El microvoluntariado es un complemento excelente para los programas de voluntariado tradicional!
Los voluntarios, al igual que los empleados, vienen a tu organización sin ánimo de lucro con pasión por la causa e interés en su trabajo. Ellos, como cualquier otro ser humano, tienen ideas preconcebidas y expectativas sobre sus roles y organización.
Para mantener felices a los voluntarios, es esencial comunicar claramente las expectativas antes de comenzar a trabajar juntos
Los voluntarios deben familiarizarse con sus puestos de trabajo, así como el funcionamiento interno de la organización (en la medida necesaria para que prosperen en sus funciones), su supervisor/punto de contacto y sistema de comunicación. Lo más relevante, es que los voluntarios entiendan cómo ayudarán a avanzar en la misión de la organización.
En el proceso de inducción se hace necesario equilibrar las expectativas de los voluntarios con los objetivos propios organizacionales y del programa. Esto establecerá el tono para una experiencia positiva. Deben sentir que se escuchan sus expectativas y se responden sus preguntas. Esto aumenta las posibilidades de que continúen comprometidos con la organización.
Comunicar las expectativas también ayudará a los nuevos voluntarios a adaptarse al nuevo entorno y superar las emociones que surgen con el cambio.
La diversión es el ingrediente secreto para la participación de empleados y voluntarios por igual. Claro, es importante redactar las funciones del puesto de trabajo y familiarizarlos con el sistema de comunicación interna, pero es (quizás igual de) importante crear un entorno en el que los voluntarios se diviertan y disfruten de su trabajo.
Una de las formas de lograr esto es crear un entorno en el que puedan desarrollar fácilmente conexiones personales, emocionales y profesionales. En el proceso de inducción, si los recursos lo permiten, incluye actividades que promuevan dichas conexiones entre los voluntarios y el personal.
Por ejemplo, podrías diseñar actividades para romper el hielo y organizar reuniones sociales informales en las que los voluntarios y el personal se conozcan entre sí. Además, de un programa de seguimiento en el que los nuevos voluntarios acompañen a los voluntarios experimentados durante un período de tiempo.
Un sentido de pertenencia y comunidad contribuyen en gran medida a crear una atmósfera positiva y agradable a la que los voluntarios querrán volver.
Como se mencionó anteriormente, principios similares que aseguran una alta retención de empleados también se aplican a la retención de voluntarios.
El reconocimiento y la atención son los elementos básicos de la gestión eficaz de voluntarios y la participación voluntaria.
Agradece a todos los voluntarios que ayudan de alguna manera. Trata a todos con el mismo respeto y asegúrate de que ningún esfuerzo pase desapercibido, por pequeño que sea.
Además, asegúrate de reconocer a los más activos (por ejemplo, voluntario de la semana/mes o un premio).
Reconocer públicamente a los voluntarios hará que se sientan orgullosos de sus propios logros.
Presta atención a la experiencia obtenida: qué los motiva, cómo se sienten y cómo puedes ayudarlos a crecer.
Aunque las personas comienzan a trabajar como voluntarias por muchas razones, y también se quedan o se van por diferentes razones, las siguientes pautas pueden ayudar aumentar el margen de retención:
Propósito
Podría suponerse que es fácil para las organizaciones sin ánimo de lucro, reclutar voluntarios que ya aceptan su misión/causa, pero a veces todas se atascan en el meollo del asunto. Por consiguiente, es necesario asegurar que los voluntarios vean que están persiguiendo un propósito superior y contribuyendo a algo más grande que ellos mismos.
A modo informal, es importante reafirmarles que están haciendo un gran trabajo y pedirles su opinión sobre los desarrollos internos.
Prepara algo especial para los cumpleaños de los voluntarios, publica sobre ellos en sus redes sociales, ofréceles capacitación e invierte en un par de beneficios para empleados a los que tendrán acceso. Prestar atención a esos detalles hará que los voluntarios se sientan valorados y aumentará las posibilidades de que permanezcan en la organización.
Hay mucho trabajo por hacer en cuanto a un buen reclutamiento y retención de voluntarios, pero, como la mayoría de las cosas, se vuelve más fácil con la práctica. Ahora deberías tener una idea más clara de cómo encontrar los voluntarios adecuados para tu organización sin ánimo de lucro y conservarlos.
Si te sientes abrumado por todo el trabajo implicado para conseguir voluntarios, ¡mantén la calma y el optimismo! Cuando los encuentras lo demás se vuelve más fácil. Tendrás más recursos para cumplir la misión, establecer una mejor reputación y llegar a más personas. Los voluntarios también ayudarán a correr la voz sobre tu organización, lo que puede atraer más donaciones, y seguidores. Finalmente, también fortalecerá la imagen de tu organización en la comunidad y creará conciencia sobre tu misión.
De hecho, una red de voluntarios es fundamental para el éxito general de una organización. Los voluntarios mantienen viva la misión de la organización en las comunidades.
Muchos factores de atracción y retención de voluntarios están bajo el control directo de tu organización. Aunque haya que invertir energía y tiempo para conseguirlos y conservarlos, el esfuerzo vale la pena.
“Nos ganamos la vida con lo que recibimos, pero hacemos una vida con lo que damos”. – Winston Churchill
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Rocío Piñeros