Ontdek de kracht van dankbaarheid in deze inspirerende bedankbrief voor donaties. Leer hoe non-profitorganisaties donoren op een warme en effectieve manier kunnen bedanken. Ontdek de impact van dankbaarheid op het behouden van ondersteuning en het versterken van relaties. Een essentiële gids voor elke non-profit die wil bouwen aan een loyale en betrokken gemeenschap van donateurs
Bedankbrief donatie maken? Mensen ertoe brengen te doneren aan uw non-profitorganisatie is niet eenvoudig. Als je dat eenmaal hebt gedaan, is het echter belangrijk dat je ze op de juiste manier bedankt. De meest populaire manier om dit te doen is via een bedankbrief voor donaties, het perfecte hulpmiddel om donateurs te betrekken, te behouden en een voldaan gevoel te geven nadat ze aan uw doel hebben gedoneerd.
Het is echter vermeldenswaard dat een bedankbrief donatie voor een donatie niet gewoon een brief kan zijn met de tekst ‘bedankt’. Het schrijven van een geweldige brief omvat veel details die bijdragen aan het belangrijkste motief van de brief, namelijk het overbrengen van dankbaarheid en het tonen van de impact van de donatie. In dit bericht leggen we uit hoe je de perfecte bedankbrief voor je non-profitorganisatie schrijft, samen met enkele specifieke voorbeelden waar je van kunt leren.
Stel je voor dat iemand zojuist € 100 heeft gedoneerd aan je non-profitorganisatie. Geweldig, toch? Als je hun donatie echter nooit erkent, zal de donateur het gevoel hebben dat je organisatie ondankbaar is, of zullen ze vergeten dat ze helemaal aan jou hebben gedoneerd.
Laten we, met dat in gedachten, ingaan op de twee belangrijkste redenen om een bedankbrief te sturen: je dankbaarheid uiten en je donateurs een voldaan gevoel geven.
Het primaire doel van uw bedankbrief is om te laten zien hoe dankbaar u bent voor de bijdrage van uw donateur. Dankbaarheid uiten is hoe u uw non-profitzorg toont en hoe u de inzet van uw supporters erkent, waardoor ze zich onderdeel van de zaak voelen.
Een simpel “dankjewel” is echter niet genoeg om een donor zich ontroerd te laten voelen. Het wordt aanbevolen dat de brief wordt verzonden door een opmerkelijk persoon binnen uw organisatie, zoals de voorzitter of een andere persoon met een invloedrijke positie. Dit zorgt ervoor dat donateurs weten dat hun inspanningen door uw hele organisatie worden gewaardeerd en een lange weg gaan.
De beste manier om ervoor te zorgen dat uw donateurs zich voldaan voelen, is door ze precies te laten zien hoe hun donatie goed wordt besteed. Dit is de reden waarom sommige non-profitorganisaties bedankbrieven voor donaties gebruiken als kansen om verder in contact te komen met hun donateurs en hen te informeren hoe hun specifieke donatie zal worden gebruikt. Door de namen toe te voegen van de mensen die uw non-profitorganisatie heeft geholpen en hoe de donatie hen, hun familie of hun gemeenschap persoonlijk heeft geholpen, is een manier om emotionele waarde aan uw bedankbrief te hechten. Gelukkige donateurs zijn betrouwbare donateurs, dus hoe duidelijker u ze kunt laten zien hoe hun dollars het verschil maken, hoe beter.
Misschien is de grootste impact van dit alles echter dat tevreden donoren veel meer geneigd zijn om opnieuw te doneren. Een geweldige, goed geschreven, oprechte bedankbrief is een belangrijke stap in het vergroten van het behoud van donoren, of ze nu voor het eerst donateur zijn of al deel uitmaken van uw lidmaatschap programma. Donorbehoud is het non-profit-equivalent van passief inkomen en leidt tot lagere marketingkosten, een hoger percentage terugkerende donateurs en een groter nettovermogen op jaarbasis.
Een goed voorbeeld om uw donateurs te laten zien hoe hun dollars worden gebruikt, komt van World Vision, wiens langdurige televisiecampagnes voor een groot deel ongelooflijk succesvol waren omdat ze donateurs introduceerden bij kinderen die ze konden helpen in de tv-spot, en vervolgens de specifiek kind hun donatie heeft geholpen in hun bedankbrieven. Veel donateurs geven al jaren aan World Vision omdat ze willen dat het kind dat ze hebben gesponsord opgroeit tot een gelukkig en gezond leven.
Bron: Charity Email Gallery
Grote bedankbrieven drukken dus zowel de dankbaarheid uit als de impact van de gift van de schenker. Nu je weet waarom ze belangrijk zijn, gaan we dieper in op de details van hoe je er een schrijft.
De eerste stap in een pakkende bedankbrief is de introductie. Dit is over het algemeen het deel waar u uw donor groet en aanspreekt. Het klinkt misschien eenvoudig, maar er zit ook wat magie in dit deel van de brief.
Ten eerste wilt u uw donor bij naam aanspreken en niet alleen met ‘donor’ of iets dergelijks. Zo spreek je vanuit een persoonlijke, oprechte positie en voorkom je dat de schenker deze brief ziet als een bedankje van een anonieme instelling.
Pro tip: Vermeld het bedrag van de donatie in je introductie. Het dient als herinnering voor elke donor om te onthouden hoeveel ze hebben gegeven en hoe dit uw organisatie heeft beïnvloed, of de donatie nu groot of klein was.
Hier is een klein voorbeeld van een goed geschreven exemplaar van Toronto Cat Rescue, hoewel een beetje lang:
Bron: Frontstream
Met deze ideeën verwerkt in uw inleiding, heeft u uw donateur op een vriendelijke manier erkend en heeft u de basis gelegd voor het grootste deel van de brief.
Hier schrijf je het belangrijkste deel van je brief. Misschien wel het belangrijkste om in gedachten te houden is dat deze bedankbrief over de donateur gaat, niet over uw organisatie. Daarom moet de brief benadrukken hoe u het geld van de donateur voor uw doel hebt gebruikt, niet ander nieuws dat niet relevant is voor de donateur.
Hier zijn slechts een paar manieren waarop u dit kunt bereiken:
Hier is een voorbeeld van een sjabloon gemaakt door The Balance Small Business. Merk op hoe de brief vermeldt hoeveel kinderen zijn geholpen door hun donatie, de specifieke manier waarop de donatie wordt gebruikt, en zelfs de donor uitnodigt om hen persoonlijk te bezoeken, wat een uitstekende gelegenheid creëert om de relatie te verdiepen.
Bron: The Balance Small Business
Aan het einde van de bedankbrief voor donaties heeft u de kans om uw donateur een optionele call-to-action te presenteren. Dit is niet het juiste moment om nog een donatie te vragen – dat zou het vertrouwen dat u tot dan toe bij hen hebt opgebouwd, aantasten. Maar er zijn andere verzoeken die u aan hen kunt doen, zoals het delen van de boodschap van uw organisatie met anderen, die een vergelijkbaar positief effect kunnen hebben.
De conclusie moet ervoor zorgen dat uw donor de brief met een goede smaak in de mond neerlegt. Dit betekent vaak dat u uw donor een of meerdere manieren moet bieden om meer betrokken te raken als hij dat wil, compleet met de contactgegevens van de persoon die hem daarbij het beste kan helpen.
Dit is de conclusie van de sjabloon die in de vorige sectie is opgenomen:
Bron: The Balance Small Business
Pro-tip: het toevoegen van een klein handgeschreven briefje aan het einde van de brief is iets dat de meeste donateurs op prijs stellen. Dit kan een notitie zijn van het hoofd van uw organisatie, of zelfs een van de mensen die hun donatie heeft geholpen.
Een goede bedankbrief is essentieel om mensen zich persoonlijk betrokken te laten voelen bij uw zaak, het behoud van uw donateurs te vergroten en het algehele succes van uw fondsenwervingscampagne te vergroten.
Veel non-profitorganisaties maken een fatale fout in hun donorcommunicatie door hun donoren op afstand te houden. Ze beginnen hun communicatie met formaliteiten zoals ‘Namens de XXX-organisatie’ en gebruiken luchtige en technische taal die voorkomt dat donateurs contact met hen opnemen. Het schrijven van een bedankbrief is echter niet zoals het schrijven van een jaarverslag of een nieuwsbrief; in plaats van onpersoonlijk en uitgebreid te zijn, worden bedankbrieven voor donaties naar specifieke personen gestuurd en moeten ze rechtstreeks met hen spreken.
Bedankbrieven moeten altijd met een persoonlijke, nuchtere stem worden geschreven. U wilt uw waardering tonen voor de inzet van uw donateur en laten zien hoe ver zijn donatie is gekomen. U moet de donateur altijd bij naam aanspreken en u concentreren op hoe hij uw organisatie heeft geholpen. Het is ook een goed idee om enkele van deze magische woorden in je brief (en ook in je andere marketingmateriaal) te strooien.
Pro-tip: je kunt de stem van een geweldige bedankbrief zien als die van een persoon die een goede vriend vertelt hoeveel ze hun hulp waarderen.
Stelt u zich dit scenario eens voor: een donateur belooft in maart € 100 aan uw organisatie. Drie maanden later, in juni, krijgen ze een bedankbrief. Tegen die tijd is het veilig om te zeggen dat ze hun donatie min of meer zijn vergeten, en het ontvangen van een bedankbrief van jou kan zelfs negatieve emoties bij hen oproepen. ‘Waarom hebben ze zo lang gewacht om me dit te sturen?’ vraagt de donor zich misschien af. ‘Deed mijn donatie er niet toe?’
Stuur in plaats daarvan binnen drie dagen bedankbrieven voor donaties. Als je langer wacht, loop je het risico dat je brief aan kracht verliest. Na een paar weken, of je het nu leuk vindt of niet, is de donor verder gegaan.
Het is een gegeven dat elke donateur een bedankbrief moet ontvangen. Maar niet alle donateurs zijn gelijk gemaakt, wat betekent dat ze niet allemaal dezelfde brief hoeven te ontvangen. In uw donordatabase moet u uw donateurs categoriseren om te weten hoe vaak elk van hen in het verleden aan uw organisatie heeft gedoneerd. Het nevenvoordeel hiervan is dat het u zal helpen begrijpen welke donorpersona’s de grootste impact op u hebben, wat u zal helpen bij toekomstige fondsenwervingscampagnes.
Het targeten van donateurs op donatie frequentie zorgt voor nog relevantere bedankbrieven, omdat u de brief kunt personaliseren. Gepersonaliseerde brieven laten uw donateurs weten dat u hun inspanningen bijhoudt en erkent het belang van hun steun in de loop van de tijd. Zo kunt u verschillende soorten donateurs targeten met verschillende bedankbrieven:
Eerste donateurs
Eerste donateurs moeten als zodanig worden aangesproken: wanneer u hen schrijft, moet uit de brief blijken dat de organisatie hen zeer dankbaar is voor het besluit om de eerste donatie aan hun doel te doen.
Uit de brief moet ook blijken welke impact die eerste donatie heeft gemaakt. Dit kan in de vorm van een verhaal, een ontroerende foto of een andere manier die de directe impact van hun donatie laat zien.
Hier is een voorbeeld van een introductieparagraaf voor een eerste donor:
Bron: Doctemplates
Hoe eerder de brief arriveert – en hoe authentieker deze is – hoe groter de kans dat deze nieuwe donateurs vaste donateurs worden en op andere manieren met uw organisatie in contact treden.
Langdurige donateurs hebben een andere aanpak nodig dan beginnende donateurs. Ze hebben al een of meer van uw bedankbrieven voor donaties in het verleden ontvangen, dus het is een goed idee om ze extra inzicht te geven in hoe uw organisatie hun geld gebruikt.
Een effectieve manier om deze boodschap over te brengen, is door uw trouwe donateurs verschillende verhalen te sturen over de mensen die uw organisatie heeft geholpen; in plaats van dezelfde verhalen over meerdere jaren te herhalen, moet u ervoor zorgen dat u ze altijd iets nieuws stuurt om ze zeer betrokken te houden. Een andere methode is om een donor te laten zien hoe het met specifieke individuen of groepen gaat sinds ze zijn begonnen met doneren. Als een donor kan zien dat zijn donaties jaar na jaar de omstandigheden blijven verbeteren, zullen ze waarschijnlijk blijven doneren.
Veel non-profitorganisaties hebben ontdekt dat bloggen een effectieve manier is om nieuwe donateurs te werven, zowel omdat blogs gemakkelijk en goedkoop te starten zijn, als omdat goed geschreven groenblijvende inhoud jarenlang een gestage stroom bezoekers naar uw site kan opleveren. Toch zien een verrassend aantal van diezelfde organisaties de mogelijkheid over het hoofd om die verhalen opnieuw te gebruiken om hun bedankbrieven naar een hoger niveau te tillen.
Het opnieuw gebruiken van blog inhoud in je bedankbrief is verrassend eenvoudig: pak gewoon een van de human interest-verhalen op je blog, vat het samen in een paar zinnen en zet het in de hoofdtekst van de brief. Doc Wayne Youth Services heeft uitstekend werk verricht door getuigenissen die oorspronkelijk op zijn blog waren geplaatst, opnieuw te gebruiken om de bedankbrieven bijzonder indrukwekkend te maken:
Bron: Frontstream
Als u de macht had om zelfs 5% meer van uw eenmalige donateurs om te zetten in langdurige donateurs, zou u het dan niet doen? Dankbrieven voor donaties zijn uw ticket om precies dat te bereiken. Ze vormen een cruciale kans om uw relatie met uw donateurs te verdiepen en moeten daarom met zorg worden geschreven. Als u uw donaties naar een hoger niveau wilt tillen, kunt u het zich niet veroorloven om bedankbrieven over het hoofd te zien.
Jordan Bishop is de oprichter van Yore Oyster, een site die lezers helpt hun financiën te optimaliseren terwijl ze een internationaal leven leiden. Onlangs publiceerde hij zijn eerste boek, Unperfect.
Terry is the Growth Lead The Netherlands for Donorbox. Passionated about online marketing and always happy to share the newest updates for Non Profits in The Netherlands.
Subscribe to our e-newsletter to receive the latest blogs, news, and more in your inbox.
Terry