KPI voor non-profitorganisaties ? Data zijn alles op dit moment. Omdat er overal technologie is, worden gegevens voortdurend vastgelegd en geanalyseerd om systemen efficiënter en winstgevender te maken. Non-profitorganisaties zijn eveneens begonnen met het nemen van data gestuurde beslissingen. Hoewel het lastig kan zijn om te weten op welke gegevens u zich moet concentreren, zijn…
KPI voor non-profitorganisaties ? Data zijn alles op dit moment. Omdat er overal technologie is, worden gegevens voortdurend vastgelegd en geanalyseerd om systemen efficiënter en winstgevender te maken.
Non-profitorganisaties zijn eveneens begonnen met het nemen van data gestuurde beslissingen. Hoewel het lastig kan zijn om te weten op welke gegevens u zich moet concentreren, zijn KPI’s (Key Performance Indicators) een goed beginpunt.
In deze blog zullen we het kort hebben over KPI’s en statistieken voor non-profitorganisaties en deze categoriseren in Fondsenwerving, Marketing en Communicatie, Programmalevering, Human Resources en Financiële KPI’s.
Een Key Performance Indicator (KPI) is een meetbare waarde die aantoont hoe effectief een non-profitorganisatie (of een ander type organisatie) haar belangrijkste organisatiedoelstellingen bereikt.
Daarom gebruiken organisaties belangrijke prestatie-indicatoren op meerdere niveaus om hun succes bij het bereiken van doelstellingen te evalueren.
Non-profit-KPI’s op hoog niveau kunnen zich richten op de algemene prestaties van de non-profitorganisatie, terwijl KPI’s op laag niveau zich kunnen richten op processen of werknemers in verschillende afdelingen van de non-profitorganisatie.
KPI’s kunnen ook specifiek zijn voor bepaalde organisatorische processen/gebieden. Marketing-KPI’s kunnen bijvoorbeeld het bijhouden van social-mediastatistieken omvatten, terwijl KPI’s voor fondsenwerving kunnen kijken naar het aantal nieuwe donateurs in uw database.
Bovendien zullen de specifieke statistieken die elke non-profitorganisatie hanteert om de prestaties te beoordelen, verschillen; een milieuorganisatie zou de prestaties van haar personeel kunnen beoordelen op basis van de vraag of er wetgeving inzake schone lucht of water is aangenomen, en een museum door te tellen hoeveel mensen een tentoonstelling hebben bezocht.
Als KPI’s op de juiste manier worden gebruikt, kunnen ze een wereld van verschil maken voor uw non-profitorganisatie.
KPI’s bieden de belangrijkste prestatie-informatie waarmee non-profitorganisaties kunnen begrijpen of ze op koers liggen in de richting van hun gestelde doelstellingen. Hierdoor krijgen non-profitorganisaties een duidelijk beeld van waar ze staan.
Zodra non-profitorganisaties kunnen beoordelen waar ze staan – met behulp van KPI’s – kunnen ze hun handelwijze snel corrigeren en zich aanpassen aan de veranderende omstandigheden van de omgeving.
Als een non-profitorganisatie wil slagen en haar missie wil verwezenlijken in een steeds complexer wordende wereld, heeft ze een manier nodig om de voortgang te meten en hun acties dienovereenkomstig aan te passen.
KPI’s zijn essentieel voor het nemen van weloverwogen beslissingen. Zodra een non-profitorganisatie relevante en voldoende gegevens verzamelt, is het veel gemakkelijker om goede beslissingen te nemen die de organisatie in de goede richting zullen stuwen.
Samenvattend: als u nuttig wilt zijn voor uw non-profitorganisatie, moeten uw KPI’s de volgende zijn:
Uw fondsenwerving platform zou u moeten kunnen helpen deze essentiële KPI’s te verzamelen om te zien hoe uw non-profitorganisatie vordert. Donorbox maakt dit eenvoudig met krachtige functies voor donatie beheer waarmee u uw donor- en donatie gegevens kunt sorteren op verschillende filters.
Bovendien helpen de rapportage functies van Donorbox u aangepaste rapporten op te stellen met de exacte informatie die u nodig heeft.
Haal de volgende rapporten op –
U kunt unieke parameters instellen om precies de gegevens te verkrijgen die u nodig heeft om uw fondsenwervings- en outreach-inspanningen te analyseren.
Gebruik deze gegevens om het succes van specifieke campagnes, e-mailsegmenten, social media-bereik en meer te analyseren.
Deze statistiek begint bij de basis en meet eenvoudigweg hoeveel geschenken uw non-profitorganisatie heeft ontvangen binnen een bepaald tijdsbestek (één maand, één jaar, drie jaar).
Kies een tijdsbestek dat het beste werkt voor uw non-profitorganisatie. Eén jaar is het standaard tijdsbestek.
Om het nog een stap verder te brengen, kunt u eens kijken naar ‘ontvangen grote giften’ als u van plan bent u binnen uw fondsenwervingsstrategie te concentreren op grote giften.
Bovendien kunt u het donorbestand segmenteren en de binnengehaalde geschenken per donorsegment analyseren. Om dit te berekenen, telt u eenvoudigweg alle ontvangen geschenken binnen een gekozen periode bij elkaar op.
Met de statistieken voor donorgroei en donatiegroei kijken we naar de toename van de omvang van de donatie-inkomsten jaar-op-jaar of de toename van het aantal donateurs van maand tot maand. Beide zijn groeimaatstaven met een simpele verandering van variabelen (donor of donatie en tijdsperiode).
Zo bereken je beide:
Donorgroeipercentage = ((donoren van het huidige jaar – donoren van vorig jaar) ÷ donoren van vorig jaar) × 100
Groeipercentage donaties = ((donaties van het huidige jaar – donaties van vorig jaar) ÷ donaties van vorig jaar) × 100
Het donateur retentie percentage is het percentage donoren dat meer dan één keer heeft gegeven. Terugkerende donateurs zijn ongelooflijk waardevol voor non-profitorganisaties. Niet alleen druppelen de meeste donaties binnen van bestaande donoren, maar het aangaan van nieuwe relaties is altijd duurder dan het onderhouden van bestaande relaties.
Bovendien is het belangrijk op te merken dat een organisatie met vorig jaar 5.000 donoren en dit jaar 5.100 donoren een groot donateur retentie percentage kan lijken te hebben. Als de organisatie dit jaar echter 2.500 donateurs heeft verloren, maar er 2.600 nieuwe donateurs bij heeft gekregen, dan zien de acquisitie cijfers er goed uit, maar is er duidelijk sprake van een retentie probleem.
Rekenen:
Bekijk hoeveel nieuwe donateurs je vorig jaar hebt gekregen en ontdek vervolgens hoeveel van diezelfde donateurs dit jaar weer hebben gegeven. Deel dit jaar vervolgens door vorig jaar om uw donorretentiepercentage te krijgen. Als u in 2022 100 donoren had en 80 van hen doneerden in 2023, dan is uw donorvernieuwingspercentage 80/100 of 80%. Het meest gebruikelijke percentage voor donorvernieuwing wordt jaar-op-jaar berekend, maar u kunt ook een ander tijdsbestek gebruiken.
ROI of ‘Return on Investment’ is essentieel, vooral voor non-profitorganisaties die vaak met een beperkt budget opereren. Deze KPI is eenvoudigweg een evaluatie van het aantal dollars dat binnenkomt per dollar die aan fondsenwerving wordt besteed. Deze fondsenwervende KPI is belangrijk omdat deze uw non-profitorganisatie kan helpen de fondsenwervende inspanningen te evalueren en de koers dienovereenkomstig aan te passen.
Net als bij organisaties met winstoogmerk geldt: hoe lager uw kosten, hoe beter.
Rekenen:
Deel uw totale kosten door het totale ingezamelde geld.
Hierbinnen kunt u ook de ‘kosten om een donor te werven’ berekenen, waarbij u zich richt op het exacte bedrag dat nodig is om een nieuwe donor te verkrijgen. U geeft bijvoorbeeld € 2.000 uit aan Google-advertenties en nog eens € 2.000 aan Facebook- en LinkedIn-advertenties. Als die campagne 100 nieuwe donoren zou opleveren, zou u de kosten per donor berekenen als (2.000 + 2.000)/100, wat betekent dat het u $ 40 kost om elke nieuwe donor aan uw non-profitorganisatie binnen te halen. Met dit in gedachten, als de kosten en inkomsten gelijk zijn, bent u break-even en hoeft u geen berekeningen uit te voeren. Als de kosten hoger zijn dan de inkomsten, bent u geld kwijt. Het tegenovergestelde zal waar zijn als je geld inzamelt.
Deze KPI vertelt u hoeveel donateurs een actie hebben ondernomen op verzoek van uw organisatie en waar ze de actie hebben ondernomen. Het is erg handig om donatieconversies per kanaal te bekijken (organisch, sociaal, e-mail, verwijzing, advertentie, enz.)
Kijk naar een specifiek kanaal en een specifieke call-to-action. Hoeveel mensen hebben dit gevolgd en gedoneerd? Het laat zien welke outreach-inspanningen van u effectief zijn en welke niet. Het helpt je ook om de gewoonten en affiniteiten van je supporters beter te begrijpen, zodat je duurzame relaties kunt blijven verbeteren en opbouwen.
Meten:
Deel het totale aantal donoren dat een actie heeft ondernomen door het totale aantal donoren op basis van de CTA. Vermenigvuldig met 100.
Paginaweergaven verwijzen naar het aantal keren dat gebruikers een pagina op uw website hebben bekeken. Dit geldt ook voor herhaalde weergaven, dus als iemand dezelfde pagina meerdere keren bezoekt, zal het aantal paginaweergaven groter zijn dan het aantal individuele mensen dat de pagina heeft bezocht.
Paginaweergaven zijn belangrijk omdat hoe hoger het aantal mensen dat uw website bezoekt, hoe hoger het aantal personen is dat doorklikt op een CTA (call to action). Dit is het geval bij gezonde non-profitorganisaties.
U kunt ook overwegen de tijd bij te houden die uw bezoekers op uw website doorbrengen, evenals de conversiepercentages van de website. Dit is het percentage mensen dat een pagina bekijkt en ook een formulier of call-to-action invult.
De statistiek voor het openen van e-mails toont u het percentage ontvangers dat een e-mail van uw non-profitorganisatie heeft geopend. Zelfs als uw inhoud geweldig is, maakt het niet uit, tenzij uw publiek uw e-mails opent. Als uw openingspercentage laag is, moet u experimenteren met onderwerpregels.
De doorklik statistiek (CTR) voor e-mail laat zien welk percentage ontvangers op de links in uw e-mail heeft geklikt. Dit is een uitstekende manier om te bepalen hoeveel supporters de volgende stap hebben gezet door uw website, uw online donatiepagina of een andere belangrijke link te bezoeken.
Meten:
De meeste e-mail marketing providers houden automatisch de open rates en CTR voor u bij.
Deze statistiek meet hoeveel bezoekers van uw donatie pagina het donatie proces hebben voltooid.
Met behulp van een tracking tool, zoals Google Analytics, kunt u bepalen hoeveel bezoekers een specifieke pagina hebben bereikt, hoe ze daar zijn aangekomen en hoeveel bezoekers in dat tempo de actie hebben voltooid.
Rekenen:
Deel het totale aantal bezoekers van uw donatie pagina door het totale aantal gedane donaties. Vermenigvuldig met 100.
Deze drie statistieken hebben betrekking op social media, tegenwoordig een onvermijdelijk onderdeel van marketing voor non-profitorganisaties.
Likes en tweets worden meestal het ‘applaus’ genoemd. Dit betekent dat individuen passief met uw inhoud omgaan.
Het versterking percentage heeft betrekking op aandelen, retweets, reposts, reblogs… alles wat “re” is. Hoe meer uw inhoud wordt gedeeld, hoe groter uw bereik. Hoe meer mensen u bereikt, hoe groter uw kansen om nieuwe donateurs aan te trekken.
Door naar uw versterking statistieken te kijken, kunt u ook een beter idee krijgen van welke inhoud u moet maken en wat uw doelgroep interesseert.
Conversatiepercentage verwijst naar opmerkingen en antwoorden op uw inhoud.
Idealiter zou je ernaar moeten streven inhoud te plaatsen die gesprekken op gang brengt. Zolang je publiek betrokken is, hoe klein dat publiek ook is, zal het organisch groeien en meer donaties genereren.
Controleer regelmatig of er opmerkingen en antwoorden zijn, communiceer met uw volgers op sociale media en luister naar input en feedback. Deze gesprekken kunnen helpen bij belangrijke beslissingen over inhoud, fondsenwerving en strategie.
Controleer ‘Inzichten’ voor al deze KPI’s op de respectievelijke sociale mediaplatforms.
Beginnend met de basis op het gebied van Programmalevering…
Het aantal beoogde begunstigden is precies wat het zegt: het aantal beoogde begunstigden dat u via uw programma’s en activiteiten gedurende een specifieke periode heeft gediend.
Programmabezoek verwijst naar het aantal beoogde begunstigden dat een bepaald programma bijwoont dat uw non-profitorganisatie organiseert met de bedoeling uw missie te bevorderen.
Dit is waarschijnlijk de meest bekende klant-KPI in de for-profitsector. Hoewel het meestal door organisaties met winstoogmerk wordt gebruikt om de tevredenheid over hun producten en diensten te meten, kunnen non-profitorganisaties er ook voor kiezen om de tevredenheid van hun begunstigden te meten.
Deze KPI is behoorlijk nuttig als statistiek vanwege de eenvoudige werking ervan. En het is een belangrijke kwestie voor non-profitorganisaties, want als non-profitprogramma’s niet de waarde leveren die ze wilden leveren, leveren ze geen werk van hoge kwaliteit en bereiken ze waarschijnlijk hun missie niet.
Het gaat erom uw begunstigden te vragen: “Hoe voelt u zich? Hoe tevreden bent u met onze programma’s?”
U kunt aan het einde van elk programma enquêtes uitdelen (persoonlijk of online) of een e-mail sturen naar iedereen die in het verleden een van uw programma’s heeft voltooid.
Hoewel deze KPI niet voor elke non-profitorganisatie relevant is, is deze wel essentieel voor veel non-profitorganisaties.
Pre- en postscores verwijzen naar de veranderingen in kennis, vaardigheden, capaciteiten en/of gedrag onder uw begunstigden. Deze veranderingen worden binnen de kaders voor het meten van sociale impact vaak ‘uitkomsten’ genoemd. Lees hier meer over hen en het meten van de sociale impact.
U kunt deze meten door bijvoorbeeld vóór de start van het programma en daarna een test of vragenlijst uit te delen aan uw begunstigden.
Deze KPI is erg belangrijk, want zelfs als u een hoge programmabezoeker heeft, is het meten van pre- en postscores de enige manier om echt te weten of uw beoogde publiek er baat bij heeft.
Het personeel retentie percentage meet de snelheid waarmee werknemers de organisatie verlaten in een bepaalde periode (bijvoorbeeld maand, kwartaal, jaar). Deze maatstaf is doorgaans indicatief voor de medewerkerstevredenheid (zie hieronder).
Er is enige discussie op HR-gebied, maar de consensus is dat nieuwe medewerkers niet meetellen voor de retentie voor de maand waarin ze worden aangenomen.
Het behoud van werknemers is gekoppeld aan vele factoren, zoals beloning, klimaat op het werk, promotiemogelijkheden, goed overweg kunnen met teamgenoten en nog veel meer. Naast de kosten die gepaard gaan met het verlies van een werknemer, zal het verlies van talent u ertoe dwingen tijd en geld te besteden aan het werven van een nieuw individu. Een index van een hoog personeelsverloop impliceert hoge kosten voor de werkgever.
De basisformule voor het behouden van medewerkers is als volgt:
(# werknemers die de hele periode bij het bedrijf verbleven)/(# werknemers aan het begin van de periode) x 100
De medewerkerstevredenheid kan enigszins worden gemeten aan de hand van enkele andere maatstaven (bijvoorbeeld het personeelsverloop, het percentage behaalde prestatiedoelen, verzuim).
Er zijn echter nog andere dingen die u kunt doen om de medewerker tevredenheid op zichzelf te meten.
A) Eén daarvan is de NPS (Net Promoter Score). NPS wordt gebruikt bij het meten van de tevredenheid van klanten, medewerkers, vrijwilligers in diverse organisaties, for-profit en non-profit.
Dit is een maatstaf die vraagt: “Hoe waarschijnlijk is het dat u op een schaal van 1 tot 10 een vriend of familielid doorverwijst om zaken met ons te doen?”
Om dit om te zetten in het meten van de medewerkerstevredenheid hoeft u alleen maar te vragen: “Hoe waarschijnlijk is het dat u op een schaal van 1 tot 10 iemand doorverwijst om bij ons te komen werken?”
Zorg ervoor dat u de enquête anoniem maakt.
Scores van 9 tot 10 worden beschouwd als Promoters (zeer tevreden), 7 of 8 zijn Passieven (enigszins tevreden), en 1 tot 6 zijn Criticasters (niet tevreden).
B) Een andere manier om de medewerkerstevredenheid te controleren is door informele gesprekken te voeren, hoewel deze je zeker kwalitatieve, en geen kwantitatieve gegevens zullen opleveren. Het hebben van zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens is zeer nuttig voor een dergelijk complex onderwerp.
Ten eerste kun je deze KPI niet meten als je geen doelen stelt. Voor het beste resultaat stelt u samen met uw medewerkers prestatiedoelen op. Door het proces van het stellen van doelen via een gesprek krijgen teamleden meer zeggenschap en zeggenschap over hun werk.
Medewerkers moeten weten hoe hun werk bijdraagt aan het hele bedrijf en ze moeten ook weten hoe u hun werk in de richting van deze doelen monitort.
Controleer wat:
Ziekteverzuim verwijst naar werknemers die een deel of hele werkdag missen vanwege persoonlijke ziekte, persoonlijke zaken of
andere redenen (exclusief betaalde vakantie). Deze afwezigheden kunnen vermijdbaar of onvermijdelijk zijn.
Deze KPI wordt gebruikt als indicator voor de motivatie of betrokkenheid van medewerkers, omdat, in managementtermen, een hoog verzuimpercentage lijkt op een laag gemotiveerd individu. Studies en reviews hebben aangetoond dat laag gemotiveerde werknemers zich eerder ziek melden of dagen overslaan, dan hooggemotiveerde werknemers.
Rekenen:
(Totaal aantal afwezige dagen per medewerker/totaal aantal werkdagen) x 100
Waarbij het Totaal aantal afwezige dagen per werknemer als volgt wordt berekend:
Totaal aantal afwezige dagen/totaal aantal medewerkers
Naast het bijhouden van uw jaarbudget (het totale bedrag dat uw non-profitorganisatie in een boekjaar verdient) en uw terugkerende inkomsten (wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks ontvangen), is het erg belangrijk om de groei op jaarbasis te meten.
De groei op jaarbasis is het percentage waarmee u uw omzet of budget in één jaar hebt verhoogd in vergelijking met het jaar daarvoor.
Het berekenen van deze maatstaf in percentages en niet in dollars is relevanter omdat een stijging van $270.000 aanzienlijk kan lijken, maar voor een organisatie van $20 miljoen zou dit slechts 1,35 procent op jaarbasis een omzetgroei betekenen.
Deze financiële KPI helpt u te begrijpen of uw financiële middelen voldoende en flexibel genoeg zijn om uw missie te ondersteunen door het besteedbare nettovermogen te vergelijken met de totale uitgaven.
Het streven is om een exploitatiereserve te hebben waarmee minimaal drie maanden van de jaarlijkse uitgaven kunnen worden gedekt.
LUNA is het deel van het onbeperkte nettovermogen dat relatief gemakkelijk in contanten kan worden omgezet (al dan niet door het bestuur aangewezen fondsen omvatten, op basis van toegankelijkheid).
Het verwijst ook naar de middelen die beschikbaar zijn voor doeleinden zoals het verstrekken van werkkapitaal, het beschermen tegen recessies en het nastreven van nieuwe kansen.
Meet deze KPI door de programmakosten te vergelijken met de totale uitgaven.
Dit zal u helpen bepalen hoe efficiënt uw non-profitorganisatie is in het vervullen van uw missie. Deze indicator is ook nuttig omdat u uw donateurs dan kunt vertellen hoeveel u aan de missie besteedt, in plaats van aan administratieve kosten.
Er zijn nog veel meer statistieken die kunnen worden gevolgd (zoals die op het gebied van Outreach & Advocacy, IT, Risk Management en Governance, en Facilities). In dit artikel hebben we ons echter geconcentreerd op de KPI’s op de gebieden die het meest essentieel zijn voor non-profitmanagement.
Het is belangrijk op te merken dat het aan uw non-profitorganisatie is om te beslissen welke statistieken voor u de juiste zijn.
Begin met het herzien van uw missie, visie en uw strategische plannen. Als u doelen heeft gesteld, bekijk deze dan opnieuw. Als je dat nog niet hebt gedaan, begin dan met het definiëren van enkele.
Kies vervolgens voor elk doel een aantal KPI’s. De KPI’s die u stelt, bepalen voor een groot deel of u uw doelstellingen wel of niet behaalt. Denk hier dus goed over na en kies verstandig.
Zodra uw KPI’s zijn vastgesteld, is het werk nog niet gedaan. Zorg ervoor dat u consistent bent in het meten ervan, of dat nu één keer per week of één keer per maand is. En gebruik die gegevens! (Het is misschien het moment om te zeggen dat kwantitatieve gegevens niet alles zijn. Zoek manieren om kwalitatieve gegevens te verzamelen via interviews en informele chats, en gebruik vervolgens beide soorten gegevens om beslissingen te nemen en strategieën aan te passen).
Donorbox kan u helpen bij het verzamelen van KPI’s over fondsenwerving, marketing en outreach. Sterke donorbeheer- en rapportagefuncties maken het verzamelen van uw gegevens eenvoudig en effectief. Deze belangrijke inzichten zijn zo belangrijk – en het hebben van de juiste tool om aan de slag te gaan is van cruciaal belang.
Bezoek onze Non-profitblog voor meer non-profittips. Abonneer u op onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks een dosis samengestelde inhoud rechtstreeks in uw inbox.
Terry is the Growth Lead The Netherlands for Donorbox. Passionated about online marketing and always happy to share the newest updates for Non Profits in The Netherlands.
Subscribe to our e-newsletter to receive the latest blogs, news, and more in your inbox.
Terry