Fondsenwerving Gala: De ultieme Gids voor een Top gala evenement

Fondsenwerving Gala: De ultieme Gids voor een Top gala evenement

fondsenwerving gala

Fondsenwerving gala is altijd een goede optie geweest voor non-profitorganisaties. Deze evenementen kunnen zelfs voor de kleinste organisaties duizenden dollars opleveren. Ze zijn ook een uitstekende manier om relaties aan te gaan met lokale media, bedrijfssponsors en grote donoren. Deze gemeenschapspartnerschappen kunnen een non-profitorganisatie op de lange termijn aanzienlijk ten goede komen.

Een uitnodiging voor een gala voor fondsenwerving moet verschillende stappen omvatten en worden gebruikt om donateurs te verleiden en enthousiast te maken voor het komende evenement. In dit artikel wordt ingegaan op wat u moet hebben in uw volgende uitnodiging voor het fondsenwerving gala en de beste werkwijzen om het succes van uw gala te verzekeren.


Wat is een fondsenwerving gala?

fundraising gala invitation

Gala’s zijn verfijnde feesten waar mensen verkleed kunnen komen, genieten van een avond vol eten en samenzijn, dansen en meer. Non-profit fondsenwerving gala zijn niet anders, met de bedoeling variërend van het verspreiden van bekendheid tot het werven van donateurs tot het werven van fondsen voor een programma. De non-profit gala’s van tegenwoordig kunnen variëren van high-end Met Gala-achtige evenementen tot een online inzamelingsactie waarbij uw gasten eten bestellen en zich in hun eigen huis verkleden. Tickets voor gala’s zijn afhankelijk van het soort evenement dat u wilt houden en kunnen enkele honderden dollars kosten.

Deze evenementen kunnen duizenden dollars opleveren voor non-profitorganisaties, ongeacht hun grootte. Gala’s omvatten vaak live of stille veilingen, loterijen, enz. om nieuwe donateurs voor uw organisatie binnen te halen en zo de missie en het doel van uw organisatie te delen. Je gala heeft een grotere kans om je inzamelingsdoelen te halen als je manieren kunt vinden om te delen waarom bezoekers zouden moeten geven.


Wat moet ik op een fondsenwerving gala uitnodiging zetten?

nonprofit gala invitation

Je uitnodiging voor het inzamelingsgala is een van de eerste dingen die mensen van je evenement zien. Het belang van dit marketingstuk kan niet genoeg worden benadrukt. Het ontwerp is de eerste beslissing die u neemt bij het maken van de uitnodiging. U kunt locatieafbeeldingen of ontwerpstijlen zoals art deco of confetti opnemen. Nadat u het ontwerp van uw uitnodiging hebt voltooid, moet u de volgende details opnemen:

  • beschrijving van het evenement
  • Datum, tijd en locatie
  • Ticket prijs
  • Hoe te registreren of rsvp
  • Hoe u geld kunt doneren als u niet aanwezig kunt zijn?
  • kledingvoorschrift
  • evenement thema
  • Maaltijdopties
  • bedrijfssponsoring
  • contactgegevens

Hoe meer informatie je deelt op je uitnodiging, hoe minder mensen je kantoor bellen om vragen te stellen. Maar vergeet niet om het er niet langdradig uit te laten zien, anders verliezen mensen hun interesse helemaal.


6 Beste Gala uitnodiging suggesties

fundraising gala invitation wording

De formulering van een gala-uitnodiging kan donateurs verleiden en de opkomst bij uw evenement vergroten. De volgende formuleringsideeën kunnen worden gebruikt om mensen te herinneren aan een jubileum of een bepaalde datum, om een evenementsponsor te promoten of om supporters aan te moedigen deel te nemen aan uw fondsenwerving.


1. Het is weer die tijd van het jaar

We hebben allemaal af en toe herinneringen nodig. Als uw non-profitorganisatie al meerdere jaren een gala houdt, heeft u waarschijnlijk op zijn minst een paar donateurs die ernaar uitkijken. Een herinnering toevoegen aan uw uitnodigingsgala is een uitstekende optie voor een langlopend gala of een gala dat plaatsvindt rond de feestdagen.


2. De heer…, de CEO van …, nodigt u uit voor het (naam van de organisatie) gala

Sponsorships zijn een essentieel onderdeel van elk gala, en een van de beste manieren om een bedrijf te waarderen voor het sponsoren van uw evenement, is door hun naam aan de uitnodiging toe te voegen. Deze vorm van reclame is subtiel en voor de hand liggend en kan de juiste verleiding zijn om grotere bedrijven en meer bezoekers aan te trekken.


3. Tijd om je een VIP te voelen op het jaarlijkse gala van dit jaar. Verkleed, drink en wees vrolijk

Een van de leukste aspecten van naar een gala gaan, is de kans om je te verkleden en je een VIP te voelen. Deze bewoording kan uw donateurs een speciaal gevoel geven en hen eraan herinneren dat het evenement het gesprek van de dag zal zijn.


4. Dhr. en Mevr. (naam schenker) vragen om eer van uw aanwezigheid op het avondgala

De tekst op deze gala-uitnodiging geeft het een persoonlijk gevoel en laat uw donateurs hun vrienden en familie uitnodigen en geld inzamelen voor uw organisatie.

Extra tip: Met een uitnodiging als deze wil je ook dat ze hun eigen inzamelingspagina’s online opzetten en deze voor en tijdens het evenement delen met hun netwerk. Met Donorbox kun je peer-to-peer fondsenwervingscampagnes opzetten en je supporters en vrijwilligers uitnodigen om voor je geld in te zamelen. Stel je een pagina als deze voor waar je supporters hun eigen foto en woorden over je evenement toevoegen om extra geld in te zamelen.

fundraising gala invitation wording


5. Dankzij supporters zoals jij maakt onze organisatie al 50 jaar het verschil in de gemeenschap! We nodigen je graag uit om die prestatie te vieren

Als uw organisatie een monumentale datum of prestatie heeft bereikt, is een gala een perfect moment om dat te vieren. Vermeld de prestatie of het jubileum duidelijk op je uitnodiging en verleid meer donateurs om je prestaties te vieren.


6. (Naam organisatie) heeft een avondgala georganiseerd om onze veteranen en hun families te steunen.

De missie van uw non-profitorganisatie is de belangrijkste reden die mensen geven. Dit geldt met name voor galabezoekers. Door uw missie in de uitnodiging op te nemen, herinnert u donateurs aan het waarom en zult u waarschijnlijk een toename in opkomst zien.


Fondsenwerving Gala Uitnodiging voorbeeld

We hebben een downloadbaar voorbeeld van een uitnodiging voor een fondsenwervingsgala gemaakt dat je als referentie kunt gebruiken of kunt downloaden en bewerken om te gebruiken. Klik hier.

Fundraising gala invitation


5 Tips en best practices voor het uitnodigen van mensen voor non-profitgala’s

charity ball invitations

De formulering is essentieel, maar u moet verschillende andere dingen gebruiken om de opkomst te vergroten. De volgende suggesties hebben non-profitorganisaties geholpen meer geld in te zamelen en hebben hen tijd en moeite bespaard om contact te leggen met donateurs.


1. Huur een ontwerper in

Galatickets kosten over het algemeen minstens honderd dollar. Als je verwacht dat mensen dat bedrag voor een kaartje betalen, kun je ze het beste als VIP behandelen en met een topdesign laten zien hoe duur het gala wordt. Als je een vrijwilliger hebt met een ontwerpachtergrond, ben je een van de gelukkigen. U kunt platforms zoals Canva gebruiken voor gratis ontwerpsjablonen voor gala uitnodigingen.

De meeste non-profitorganisaties moeten ontwerpen kopen of contact opnemen met lokale ontwerpers om een kwaliteitsuitnodiging te maken. U kunt betaalbare freelancers vinden met websites zoals Fiverr of Upwork.


2. Voeg details toe over een live of stille veiling

Als je je gala-uitnodiging goed hebt gepland, heeft je evenementencommissie misschien al een paar spannende items gevonden voor de live of stille veilingen van je gala voordat je de uitnodigingen verstuurt. Het opnemen van details en foto’s van deze items kan een uitstekende manier zijn om uw donateurs te verleiden.

Non-profitorganisaties moeten een online donatie pagina maken om tickets te verkopen, veilingdetails te delen en de opwinding voor het evenement te vergroten. De onderstaande pagina van Casner Christian Academy is daar een goed voorbeeld van.

nonprofit gala invitation


3. Verstuur meer dan alleen een uitnodiging

Een gala kan het belangrijkste geldinzameling evenement van uw organisatie zijn, dus u kunt het beste meerdere keren contact opnemen met en herinneringen sturen naar uw donateursbestand. Als u een gala houdt, kunt u het beste vóór de dag van het evenement Save the date-kaarten, uitnodigingen en verschillende e-mails en herinneringen op social media verzenden.


4. Stuur de uitnodigingen ruim op tijd

Zodra uw organisatie de datum en locatie voor uw aanstaande gala definitief heeft, kunt u het beste een save the date sturen. Deze kaarten hoeven niet veel te zijn, maar moeten een thema voor het evenement creëren en donateurs aanmoedigen om de datum op hun kalender te markeren. U dient de uitnodigingen 7 tot 8 weken voor uw evenement te versturen.

Extra-tip: alle details die niet op uw gemailde uitnodigingen staan, kunnen aan uw website worden toegevoegd, zodat u niet hoeft te wachten tot u alles hebt afgerond voordat u uw uitnodigingen verstuurt.


5. Voeg een aan jezelf geadresseerde retourkaart en envelop toe

Het is het beste om een aan jezelf geadresseerde gefrankeerde envelop bij je uitnodiging te voegen, zodat mensen efficiënt kunnen reageren en tickets kunnen kopen. Je moet ook online tickets verkopen (zoals in het onderstaande voorbeeld) en de website van je organisatie op de achterkant van je uitnodiging en gefrankeerde envelop vermelden. Donateurs zullen het op prijs stellen als u verschillende manieren toevoegt om de organisatie te steunen.

nonprofit gala invitation


De Conclusies

nonprofit gala invitation

Gala uitnodigingen zijn een uitstekende manier om thema’s, details en sponsoring van evenementen te delen. Met het juiste ontwerp en de juiste formulering kunt u uw supporters en hun vrienden en familie aanmoedigen om het evenement bij te wonen en meer te weten te komen over uw organisatie.

Tijdens uw gala krijgt u ruimschoots de gelegenheid om geld in te zamelen en het verhaal van uw organisatie te delen. Donorbox kan je tips en middelen geven om je volgende gala tot een succes te maken.

Lees meer over de online fondsenwerving oplossing van Donorbox en de geavanceerde functies voor hulp bij al uw inzamelingsbehoeften.

Sluit u aan bij de non-profit beweging
Ontvang onze gratis e-mailupdates om tips, hulpmiddelen en leuke acties voor non-profitorganisaties rechtstreeks in uw inbox te ontvangen.

Join us in serving the nonprofit world!

Breng je Donatie ervaring naar een hoger niveau
Sluit je aan bij de 30.000+ non-profitorganisaties die al online geld inzamelen
geen opstartkosten, op elk moment uitschrijven
Schrijf je in op onze Nieuwsbrief
Ontvang maandelijks een nieuwsbrief per e-mail van nieuwe non-profitorganisatie artikelen en functie-updates. (U kunt zich op elk moment afmelden.)
Schrijf je in op onze Nieuwsbrief
Ontvang maandelijks een nieuwsbrief per e-mail van nieuwe non-profitorganisatie artikelen en functie-updates. (U kunt zich op elk moment afmelden.)