Ontdek de essentiële stappen om een sterke band met donateurs op te bouwen. In ons artikel benadrukken we het belang van betrokkenheid, communicatie en waardering. Leer hoe je duurzame relaties opbouwt en je non-profitorganisatie laat groeien door een hechte connectie met je donateurs te creëren. Ontdek de strategieën voor succesvolle fondsenwerving en gemeenschapsopbouw.
Als je iemand de belangrijkste taak van een inzamelingsactie vraagt, zullen er maar een paar antwoorden: het opbouwen van donateur relatie. In werkelijkheid is dat de hele taak van een inzamelingsactie. Zonder deze relaties zijn alle donaties die een non-profitorganisatie ontvangt, tijdelijk en ondoeltreffend. Non-profitorganisaties voelen zich misschien te overweldigd en onderbezet om zich op deze kritieke taak te concentreren. Met slechts een paar interne veranderingen en terugkerende stappen kan zelfs de kleinste non-profitorganisatie sterke donorrelaties opbouwen en meer geld inzamelen voor hun organisatie.
Resultaten van donatie relatiebeheer zijn donatie bedragen, en nog belangrijker, het aantal keren dat een donor geeft na zijn eerste gift. Als een organisatie een goed beheer van de donorrelatie heeft, is de kans groter dat donateurs doorgaan met het geven van en reageren op de uitnodigingsbrieven van een organisatie en andere communicatie met donateurs. Donateurs kunnen uitgroeien tot vrijwilligers, of zelfs schenkingen en grote giften voor de organisatie.
Donatie relatiebeheer is hoe donateurs zich voelen wanneer ze contact maken met een non-profitorganisatie. Het beheer van de donorrelatie is extern en proactief. Donateurs zien de soorten communicatie die de non-profitorganisaties verzenden, de erkenning die ze voor hun geschenken ontvangen en elk een-op-een contact dat ze van de organisatie krijgen.
De volgende voorbeelden zijn goede relatie management tips om te gebruiken:
Een groot deel van het ambassadeurschap hangt af van het gebruik van de giften van de donor zoals de donor het bedoeld heeft. Door transparant en communicatief te zijn met de donateur over hoe zijn gift wordt gebruikt, zal de donor zich gewaardeerd en vitaal voelen.
Een paar goede voorbeelden van ambassadeurschap
Zoals alle relaties kost het opbouwen van donatie relaties tijd en moeite. Elke organisatie kan stappen ondernemen om deze relaties op te bouwen en te versterken. Naarmate de tijd verstrijkt en deze relaties groeien, veranderen de fasen en verwachtingen van beide partijen en ontwikkelen ze zich verder. De volgende fasen gelden voor de meeste donorrelaties, ongeacht het donatie bedrag.
In elke relatie is er een introductie. Bij non-profitorganisaties kan die introductie plaatsvinden tijdens een evenement, via een bestuurslid, via een vrijwilliger of andere donateur, tijdens een open huis of zelfs online. Introducties zijn belangrijk omdat je maar één kans hebt om een goede eerste indruk te maken. Uw kennismaking met een nieuwe potentiële donor mag niet verloren gaan.
Helaas verspillen veel non-profitorganisaties deze kansen omdat ze evenementen, post en online communicatie zien als manieren om geld in te zamelen in plaats van als een kans om nieuwe relaties op te bouwen. Hoewel geld inzamelen essentieel is, moet een introductie-evenement of communicatiestuk mensen snel het probleem laten zien en hoe uw organisatie het oplost.
In het bedrijfsleven wordt deze introductie een elevator pitch genoemd. Elke verkoper kent het belang van het kennen van uw elevator pitch als uw broekzak. Elke non-profitorganisatie moet de gelegenheid aangrijpen om de missie van de organisatie te delen. Zorg ervoor dat elk uitgezonden evenement en communicatiestuk uw missie omvat.
Nu je jezelf hebt voorgesteld, is het essentieel om te laten zien dat je te vertrouwen bent. Donateurs die geïnteresseerd zijn in uw missie, komen terug en willen meer informatie. Dat betekent niet dat ze alles over uw geschiedenis willen weten.
Stel je voor hoe je zou reageren als je eerste date met iemand geweldig zou verlopen. Op je tweede date deelde de persoon zijn hele levensverhaal. Het zou een beetje veel zijn en je waarschijnlijk wegjagen. Hetzelfde geldt voor donateurs.
Ga in plaats daarvan naar deze fase om te laten zien hoe uw organisatie een verschil maakt in het leven van mensen en hoe hun gift kan bijdragen aan een impact. Deel verhalen van de begunstigden van uw organisatie via nieuwsbrieven en online posts op sociale media. Bied rondleidingen door de faciliteit en andere manieren aan waarop donateurs uw organisatie in actie kunnen zien.
Een andere manier om vertrouwen op te bouwen, is door transparant te zijn. Communicatie is de sleutel tijdens deze fase en deze communicatie mag niet in één richting zijn. Het is van cruciaal belang om contact op te nemen met donateurs en hen om feedback en suggesties te vragen. Beantwoord alle vragen die ze hebben over wat u doet en waarom.
Als je jezelf hebt voorgesteld, vragen hebt beantwoord en de communicatie met potentiële donateurs open en eerlijk hebt gehouden, zal de volgende stap veel gemakkelijker zijn. In elke relatie komt het op een punt dat je de andere persoon vraagt om dingen officieel te maken. Bij donateurs betekent dat vragen of ze bereid zijn te geven.
Het is ook essentieel om ervoor te zorgen dat donateurs weten hoe hun giften de organisatie zullen beïnvloeden. Naar welke programma’s gaan hun donaties en hoe kunnen individuele levens verbeteren? Als u een relatie met uw donateur heeft opgebouwd en hun interesses in uw database heeft vastgelegd, kunt u de uitnodiging specifiek op hen afstemmen.
Met Donorbox kunnen non-profitorganisaties donorgegevens verzamelen, analyseren en gebruiken via de functies voor donatie beheer. Door eerdere donaties bij te houden, notities toe te voegen en rapporten te maken, kunnen organisaties relaties versterken en gerichte donateur verzoeken sturen.
Nadat donateurs hun eerste geschenk hebben gegeven, is uw taak als inzamelingsactie niet af. Dit is de fase waarin u een donorrelatie kunt maken of verbreken. Volgens best practices moeten geschenken binnen 48 uur worden erkend.
Uw erkenning moet persoonlijk zijn en details geven over hoe hun geschenk wordt gebruikt. Dankbetuiging moet donateurs laten weten dat u zonder hun hulp geen verschil zou kunnen maken.
Het verzorgen is de laatste fase van het opbouwen en versterken van donorrelaties. Blijf focussen op tweerichtingscommunicatie. Stuur snel een persoonlijke bevestiging voor alle geschenken en zorg ervoor dat donateurs weten dat ze een verschil blijven maken.
Negeer donateurs niet als ze niet geven. Stuur ze updates over programma’s en projecten. Maak contact met hen en vraag hen hoe ze gecontacteerd willen worden. Stuur enquêtes uit om vragen en suggesties te stellen.
Bij het vragen om grote giften van grote donateurs, hebben de meeste fondsenwervers hun best gedaan om een relatie op te bouwen voordat ze om een gift vroegen. Het idee om een relatie op te bouwen wanneer ze om grote bedragen vragen, ligt voor de hand, maar weinig non-profitorganisaties denken eraan wanneer ze om donaties van alle donateurs vragen.
Het opbouwen van relaties moet met elke donor worden gedaan, alleen op een ander niveau. Of u nu iemand om duizenden dollars vraagt, een kaartje voor een evenement koopt of om een product te kopen, het is gemakkelijker als u uw donateur kent en begrijpt.
Donorrelaties zijn belangrijk omdat je nooit weet hoe elke donor zal geven en hoe hun giften zich zullen ontwikkelen. Een donateur die € 100 per jaar geeft, zou uiteindelijk een aanzienlijk bedrag aan de organisatie in zijn testament kunnen overlaten. Een vrijwilliger zou de organisatie kunnen introduceren bij verschillende grote donateurs en sponsormogelijkheden. Organisaties die niet werken aan het versterken van donorrelaties zullen nooit profiteren van deze giften.
Het erkennen van geschenken, het opstellen van rapporten en het erkennen van donateurs zijn essentiële stappen om donorrelaties op te bouwen. Door deze acties en door een cultuur van waardering van donateurs en het opbouwen van relaties in uw non-profitorganisatie te creëren, zal uw organisatie zien hoe de geschenken groeien.
In dit artikel hebben we de fasen van het beheer van donorrelaties besproken en suggesties gedaan om deze relaties te versterken. De volgende negen manieren om sterke donorrelaties op te bouwen, geven uw organisatie gedetailleerde stappen die moeten worden genomen en wanneer ze moeten worden genomen.
Het zoeken naar donateurs is de eerste stap in de donorteelt. Bij het zoeken naar grote donateurs gebruiken organisaties veel tools om donateurs te onderzoeken en te prospecteren. Online tools zoals DonorSearch helpen non-profitorganisaties om donateurs te vinden met de financiële mogelijkheid om grote donateurs te worden. Andere opties zijn onder meer het gebruik van bestuursleden en donateurs om uw organisatie voor te stellen aan potentiële grote donateurs.
Als u eenmaal uw lijst met potentiële donateurs heeft opgesteld, is het tijd voor de introductiefase. Onthoud dat het essentieel is om een sterke eerste indruk te maken. Hou het simpel. Leg uit wat het probleem is en hoe uw organisatie het oplost.
Als donateurs aan de organisatie beginnen te doneren, zult u gaan zien waar hun belangen liggen, hoeveel ze geven en hoe vaak. Succesvolle non-profitorganisaties registreren deze geschenken en houden deze informatie bij. Ze segmenteren ook donateurs in specifieke groepen om gerichte communicatie te verzenden.
De eenvoudigste manier om uw donateurs te segmenteren, is in de grote, middelste en kleinere donateurs. Als u eenmaal weet hoeveel donateurs kunnen geven, kunt u hen gerichte aanbestedingsbrieven sturen met bedragen die beginnen bij hun normale bedragen. Als het goed is geformuleerd, kunt u zelfs een toename van de donatie bedragen zien.
Andere manieren om donateurs te segmenteren zijn op basis van programma’s die ze ondersteunen en zelfs demografische gegevens als uw organisatie dit nuttig vindt. Donorbox heeft nieuwe filters toegevoegd aan onze donateur pagina. U kunt nu filteren op land, frequentie van donaties en aantal donaties. We hebben een artikel geschreven over het effectief segmenteren van donateurs en doelgroepen om uw organisatie te helpen de beste manier te vinden om donateurs voor uw non-profitorganisatie te segmenteren.
Nadat u uw donateurs heeft gesegmenteerd, moet uw non-profitorganisatie doelen voor donorcommunicatie bepalen voordat communicatiestukken worden verzonden. Wat is uw doel voor elk communicatiestuk? Hoe vaak moet u het verzenden? Hoe willen donateurs horen over uw organisatie?
Denk er bij het verzenden van communicatiestukken aan om het simpel te houden en richt u op donoren met communicatie die aansluit bij hun wensen en segmentatie. Met de Moments-functie van Donorbox kunt u automatische meldingen voor elke donateur maken om dit proces gemakkelijker te maken.
Als je een communicatieplan hebt dat de bovenstaande details bevat, zal je non-profitorganisatie een beter responspercentage zien.
Non-profitorganisaties zijn gaan vertrouwen op gemailde en online communicatiemiddelen. Veel non-profitorganisaties hebben alleen contact met hun donateurs tijdens jaarlijkse evenementen. Dit gebrek aan persoonlijk contact zorgt voor zeer oppervlakkige relaties.
Bij het plannen van uw communicatie met donoren, moeten persoonlijke en persoonlijke activiteiten gebaseerd zijn op donorsegmentatie. Non-profitorganisaties worden belast met lagere budgetten en beperkt personeel. Elke donor persoonlijk ontmoeten is niet mogelijk.
Wat organisaties kunnen doen, is beslissen hoe elke donateur gepersonaliseerde communicatie van de non-profitorganisatie kan ontvangen. Organisaties moeten altijd de tijd nemen om belangrijke donateurs te ontmoeten en degenen die het potentieel hebben om grote donateurs te worden. Ontmoet deze personen om de programma’s te bespreken die hen mogelijk interesseren en manieren te vinden waarop ze zouden willen helpen.
Middelgrote en kleinere donateurs zijn telefonisch of via gepersonaliseerde brieven bereikbaar. Dit is een geweldige manier om uw bestuur te betrekken bij donorrelaties. Vraag je bestuursleden om mee te doen aan het bellen naar donateurs nadat ze hebben gedoneerd. Laat ze meer leren over de donateurs en hun persoonlijke verhalen delen om interesse te wekken.
Een andere manier om gepersonaliseerde communicatie uit te zenden, is door verhalen te delen van personen die beïnvloed zijn door de geschenken van uw donateurs. Donateurs horen graag hoe hun donaties echte mensen ter plaatse hebben beïnvloed.
Donateurs geven meer aan non-profitorganisaties waar hun giften een verschil maken. Door donateurs erkenningen, nieuwsbrieven, e-mails en online communicatie van de begunstigden van de organisatie te sturen, krijgen donateurs een gevoel van gemeenschap en trots op wat ze hebben gedaan.
Naast het erkennen van hun giften, zijn er verschillende manieren waarop uw organisatie donateurs kan bedanken. Waarom niet tweeten of online een bedankje plaatsen. U kunt ook een lijst met donateurs verzenden in uw jaarverslag, nieuwsbrieven en een pagina op uw website. Donormuren zijn een uitstekende manier om donateurs te bedanken voor hun giften. Dit kan bij uw instelling of online worden gedaan.
Het onderzoeken van donateurs geeft een non-profitorganisatie niet alleen inzicht in wat donateurs willen, maar versterkt ook de relaties met donateurs. Organisaties die hun donateurs regelmatig enquêtes houden, begrijpen dat velen niet zullen reageren, maar blijven hun best doen om hun interesse in de mening van de donateurs te tonen.
Wanneer donateurs reageren op de enquêtes, verstuurt uw organisatie, reageer op die feedback. Als er goede ideeën zijn van donateurs of vrijwilligers, breng ze dan in actie en geef de eer waar de eer toekomt. Donateurs weten graag dat er naar hen wordt geluisterd.
Ten slotte, naarmate er meer donaties binnenkomen, moet uw non-profitorganisatie de retentie percentages van donateurs bijhouden. Donateurs die blijven doneren zijn een groot succes. Het betekent dat uw organisatie succesvol communiceert.
Door donorbehoud te meten, krijgt u een beter idee van wat werkt. Meet uw evenementbezoek, vrijwilligerswerk, doorklik percentages per e-mail, website bezoeken en giften van donateurs. Druk regelmatig rapporten af om de geschiedenis van donateurs bij te houden met het donormanagement platform van Donorbox.
Door tijd te besteden aan het versterken van de relaties met donateurs, in plaats van het najagen van donaties, zal uw organisatie haar fondsenwerving doelen met meer regelmaat realiseren. Het nemen van de nodige stappen om deze relaties op te bouwen, zal uw organisatie helpen groeien en haar missie te bereiken. Het zal ook donateurs, meer donateurs behouden en het imago in de gemeenschap verbeteren.
Bezoek de Donorbox-blog voor meer tips en trucs voor meer manieren om donorrelaties te versterken.
Terry is the Growth Lead The Netherlands for Donorbox. Passionated about online marketing and always happy to share the newest updates for Non Profits in The Netherlands.
Subscribe to our e-newsletter to receive the latest blogs, news, and more in your inbox.
Terry