13 stappen naar de perfecte eindejaars donatie campagne

13 stappen naar de perfecte eindejaars donatie campagne

Eindejaars Donatie aan het einde van het jaar is een geweldige kans voor non-profitorganisaties om hun fondsenwervende doelen te bereiken.

Ongeveer 31% van alle jaarlijkse donaties vindt plaats in december en ongeveer 12% van alle jaarlijkse donaties vindt plaats in de laatste drie dagen van december. 28% van de non-profitorganisaties haalt tussen de 26 en 50% van hun jaarlijkse geld op voor hun eindejaarsaanvraag.

Dit is de reden waarom het schenkingsseizoen aan het einde van het jaar een groot probleem is.

Tussen beslissen welke kanalen moeten worden gebruikt, op welke donorsegmenten u zich moet concentreren en het creëren van alle fondsenwervingsmaterialen en -hulpmiddelen, kan het opstellen en uitvoeren van een goede eindejaarsinzamelingscampagne complex zijn.

Gelukkig is er een heleboel informatie om je te helpen contact te leggen met je donateurs en je inzamelingsdoelen te bereiken.

Om er zeker van te zijn dat u uw eindejaarsoproep optimaal benut, hebben we deze gids gemaakt.


Dit zijn de beste stappen om een Eindejaars donatie binnen te halen:


Stap 1: Start vroeg met plannen

Ongeveer 52% van de non-profitorganisaties begint in oktober met het plannen van hun eindejaarsaanvraag. Het is logisch om vroeg te beginnen met plannen als u het succes van uw eindejaarscampagne wilt verzekeren, vooral omdat er zoveel fondsenwervende oproepen tegelijkertijd worden gedaan (wat donateurs en personeel kan overweldigen).

Het is ook logisch om vroeg te plannen, zodat u alle tools kunt voorbereiden die nodig zijn om uw doelstellingen te bereiken. Voor bijv.:-

Donatiesysteem
Bijpassend cadeauprogramma
Crowdfunding-functie

September is de ideale tijd om je eindejaarscampagne te plannen.


Stap 2: Beoordeel de eindejaarscampagne van vorig jaar

Bekijk uw inspanningen voor 2020 voordat u aan uw campagne voor 2021 begint. Soms is dit de belangrijkste stap die een non-profitorganisatie kan zetten bij het plannen van zijn eindejaarscampagne. Gegevens kunnen een krachtige leidraad zijn voor de richting die uw organisatie moet uitgaan en welke tools ze moet gebruiken.

Het is ook slim, op dit punt, ververs je geheugen:

– Hoe verliep de campagne van vorig jaar?

– Hoeveel is er opgehaald? Wie heeft bijgedragen?

– Was dit boven of onder het verwachte?

– Wat ging er echt goed? Wat niet? Waarom?

– Op welke strategieën en tactieken hebben je supporters gereageerd?

– Welke waren niet succesvol?

Als je tijd hebt, kan het nuttig zijn om ook te bekijken hoe die 2019-fondsen je non-profitmissie in 2020 hebben geholpen.

Haal indien mogelijk zoveel mogelijk relevante stakeholders aan boord met deze review. Bespreek successen en uitdagingen en brainstorm hoe het dit jaar beter kan. Hoe ga je deze keer de uitdagingen het hoofd bieden?

Dit zal een solide basis vormen voor het schenken aan het einde van het jaar 2020.


Stap 3: Kijk waar je staat

Als je eenmaal de dingen uit het verleden hebt bekeken, is het tijd om te kijken waar je op dit moment bent.

3.1. Fiscale situatie

Hoe is uw budget? Hoe is de financiële situatie veranderd sinds de eindejaarsgift van vorig jaar? Hoe dicht ben je bij het behalen van je financiële doelen voor dit jaar?

Als u begrijpt waar u financieel staat, kan uw non-profitteam realistische maar inspirerende doelen stellen en begrijpen welke strategieën moeten worden gebruikt (bijvoorbeeld hoeveel geld er beschikbaar is om te investeren in fondsenwerving aan het einde van het jaar).

U kunt deze informatie ook gebruiken om uw fondsenwervende oproepen te formuleren.

3.2. Waar staan we financieel gezien?

Neem niet alleen de tijd om naar uw fiscale situatie te kijken, maar ook om de algehele staat van uw non-profitorganisatie te bekijken. Hoe dicht ben je bij het behalen van al je doelen voor 2021? Welke programma’s doen het echt goed? Op welke gebieden loopt u achter?

Dit kan u helpen een duidelijker beeld te krijgen van uw fondsenwerving aan het einde van het jaar.


Stap 4: Doelen maken

Om te slagen en vooruitgang te boeken, moeten non-profitorganisaties specifieke, incrementele doelen stellen, veerkrachtig blijven en zichzelf verantwoordelijk houden.

Een van de meest populaire methoden voor het stellen van doelen is de SMART-methode. In 1981 schetste George Duran een nuttig systeem voor het stellen van doelen in zijn artikel: “Er is een S.M.A.R.T. Manier om de doelen en doelstellingen van het management te schrijven. Sinds 1981 hebben variaties van het SMART-model hun weg gevonden naar organisaties, bedrijven, scholen en zelfs in de arena voor persoonlijke ontwikkeling.

SMART is een acroniem voor:

Specifiek – Het doel moet betrekking hebben op een specifiek prestatiegebied of een specifieke KPI.
Meetbaar – Het doel moet meetbaar zijn, niet subjectief.
Haalbaar – Het doel moet ambitieus zijn, maar binnen de mogelijkheden blijven.
Relevant – Het doel moet verbonden zijn met de algemene missie en visie van de organisatie.
Tijdgebonden – Het doel moet een deadline hebben.

Stel SMART doelen voor uw eindejaarscampagne. Door SMART-doelen te stellen, heeft uw non-profitorganisatie duidelijkheid, blijft op koers en helpt het personeel gemotiveerd en op koers te blijven.

Wees echter niet bang om creatief te zijn – eindejaarsgiften kunnen u helpen uw publieke profiel te vergroten, nieuwe donateurs te werven en uzelf te positioneren als de leider in uw impactgebied.


Stap 5: Kijk wat je hebt

Nu je bekend bent met de campagne van het afgelopen jaar en een duidelijker beeld hebt van waar je als organisatie staat, kun je beginnen met het plannen van de eindejaarscampagne voor 2020.

Voordat je gaat brainstormen over ideeën voor activiteiten en tactieken, is het goed om even samen te vatten tot welke bronnen je op dit moment toegang hebt.

– Vat uw doelen samen (vanaf stap 4). Welk bedrag hoopt u op te halen?

– Wat is uw budget voor deze campagne?

– Hoeveel tijd heb je?

– Hoeveel mensen kunnen en zullen meewerken aan de eindejaarsactie?

– Welke materialen kunnen hergebruikt worden?

– Kan uw Raad helpen?

– Hoe zit het met uw vrijwilligers?

Als je eenmaal een beter idee hebt van wat je tot je beschikking hebt, kun je een beter geïnformeerd en realistisch plan maken om al die donaties binnen te laten stromen.


Stap 6: Ontdek het grote geheel en het team

Voordat u ingaat op de kern van de activiteiten (bijv. het ontwerpen van uw posts op sociale media of het maken van een promovideo), is het handig om naar de reikwijdte van uw campagne te kijken – om het grote geheel te achterhalen.

– Wie probeer je te bereiken? Waarom?

– Waar ga je ze vinden?

– Hoe lang duurt uw campagne?

– Wat is succes voor jou? Hoe ga je het volgen?

– Wie zit er in het campagneteam? Wat zijn hun belangrijkste verantwoordelijkheden?

Nogmaals, ga nog niet te veel in op details (daar komen we aan).

Deze stap is alleen bedoeld om een overzicht te geven van uw eindejaarsactie.


Stap 7: Denk aan je publiek

Om de meest effectieve en succesvolle eindejaarscampagne uit te voeren, moet u eerst aan uw publiek denken.

Het is onmogelijk om een goed bericht te maken als je niet weet aan wie het bericht is gericht.

Extra tip: voordat de campagne officieel van start gaat, wil je dat je ‘bedankt’-materiaal klaar is voor later.

7.1. Donatie segmenten maken

Om een ​​echt goede boodschap over te brengen, moeten je supporters het gevoel hebben dat je in hun schoenen staat – alsof je rechtstreeks tot hen en hun ervaring spreekt. Het is echter niet realistisch voor een organisatie om individuele berichten te maken voor elke donor en supporter.

Daarom is het essentieel om je doelgroep te segmenteren. Doelgroepsegmentatie betekent in feite dat u uw donateurs in groepen verdeelt op basis van hun gedrag of eigenschappen. Er zijn veel verschillende manieren waarop u donateurs kunt segmenteren. Hoeveel segmentatie u zult doen, hangt af van de middelen die u tot uw beschikking heeft (voornamelijk beschikbare tijd en personeel).

U kunt uw doelgroep bijvoorbeeld in drie hoofdgroepen segmenteren: huidige donateurs, verlopen donateurs en potentiële donateurs. U kunt uw donateurs ook segmenteren op basis van geschenkgroottes.

Gebruik uw bestaande gegevens om uw oproep te laten klinken alsof deze speciaal voor elke lezer is geschreven.

U kunt bijvoorbeeld samenstellende gegevens (zoals namen, bedragen van het laatste geschenk of de datum van het laatste geschenk) opnemen om uw donateurs te laten weten dat u om hen geeft.

Hiervoor is het hebben van een donatie systeem essentieel.

7.2. Identificeer donateur doelen

Veel non-profitorganisaties kiezen er tijdens dit proces voor om grote donateurs te identificeren (degenen die in het verleden grote giften hebben gegeven). Volgens DonorSearch zal 60% van het geld dat u tijdens uw jaarlijkse campagne inzamelt, afkomstig zijn van grote giften.

Neem de tijd om gepersonaliseerde berichten en oproepen voor deze personen te maken.

Uw campagneteam kan er ook voor kiezen om zich te richten op terugkerende (maandelijkse) donateurs.

Als u van uw eenmalige donateurs terugkerende donateurs wilt maken, volgt hier een korte video met bruikbare tips en inzichten over terugkerende giften:

Deze stap is echt een samenspel tussen investering en rendement op die investering. Zullen de inspanningen voor uw doeldonoren in de toekomst vruchten afwerpen? Het is aan jou en je non-profitteam om een oordeel te vellen.


Stap 8: Beslis over thema’s & berichten

Als je eenmaal weet wie je berichten stuurt, kun je beginnen met het maken van je fondsenwervende berichten. Bepaal uw thema voordat u zich verdiept in het maken van deze specifieke berichten en gerichte oproepen. Je campagnethema zal alles met elkaar verbinden – het is het verhaal dat aanwezig zal zijn in al je fondsenwervende oproepen. Daar gaat je campagne over.

Hier komt storytelling goed van pas. Zoals we meerdere keren hebben benadrukt op onze non-profitblog hier bij Donorbox, reageren mensen op mensen. En emoties triggeren individuen en inspireren geven. Bedenk hoe je het verhaal gaat vertellen om dit gevende seizoen aan te moedigen om te geven.

Als u eenmaal aan de berichten begint te werken, vergeet dan niet om ze kort, duidelijk en interessant te houden.

Uw berichten moeten altijd gaan over hoe donoren een impact zullen hebben, hoe ze zullen helpen levens te veranderen, hoe hun donaties ertoe doen. Lees hier meer over andere fondsenwerving trends.

Wanneer je verhalen deelt, deel dan verhalen van impact; en probeer je te concentreren op één persoon die de begunstigden vertegenwoordigt die je helpt. Het is veel gemakkelijker voor mensen om contact te maken en zich in te leven in één persoon dan in een groep.


Stap 9: Create Your Timeline

Publiek – check!

Thema en berichten – check!

Dit is het moment om aan die tijdlijn te gaan werken. Uw eindejaarsactie mag niet langer duren dan 6 weken. Het is waar dat #GivingTuesday de eindejaarsperiode met een beetje verlengde, dus je kunt het gebruiken als een maatstaf voor wanneer je moet beginnen met de eindejaarscampagne-oproepen.

Het is belangrijk op te merken dat de meeste giften in december plaatsvinden (het meeste in de laatste drie dagen), dus houd daar rekening mee bij het maken van uw tijdlijn.

Uiteraard bent u degene die uw publiek het beste kent, zodat u weet welke tijdlijn het beste werkt.

Onze suggestie is om te beginnen met Giving Tuesday en je supporters enthousiast te maken voor het geven. Als je bang bent dat de Giving Tuesday-campagne de aandacht voor het einde van het jaar afleidt, werk dan via verschillende kanalen en spreek verschillende doelgroepen aan. U kunt uw Giving Tuesday-campagne bijvoorbeeld alleen via sociale media promoten en uitsluitend voor terugkerende donateurs met kleine cadeaus. Focussen op niet-geëngageerde en low-end donoren kan ervoor zorgen dat uw doelgroep en uw belangrijkste donoren worden ‘gered’ voor later.

Het hele campagneteam, zo niet het hele non-profitteam (afhankelijk van de grootte van uw non-profitorganisatie), zou toegang moeten hebben tot de campagnetijdlijn aan het einde van het jaar. Verantwoordelijkheden en deadlines moeten duidelijk worden aangegeven. Overweeg om wekelijks in te checken – dagelijks tegen het laatste zetje – om de voortgang te bekijken en in te checken.

 


Stap 10: Start met Vragen

Dit is het moment om uw communicatiekanalen te selecteren. Afhankelijk van je doelgroep (stap 7) en het thema waarvoor je hebt gekozen (stap 8), kies je geschikte kanalen om je eindejaarsactie voor fondsenwerving te doen.

Hier zijn een paar communicatiekanalen die u zou kunnen overwegen:
Sociale media
Telefoon
Mail
E-mail
Evenementen
Persoonlijke vergaderingen
Website
Brief

Welk kanaal of welke combinatie van kanalen je ook kiest, controleer drie keer of ze geschikt zijn voor je publiek en begin vervolgens met het opstellen van de kanaalspecifieke vragen.

Ontwerp KPI’s (metrics) voor elk van de communicatiekanalen die je hebt geselecteerd, zodat je het succes kunt meten tijdens en aan het einde van de campagne.

Laten we de belangrijkste ingrediënten van een succesvolle eindejaarsvraag samenvatten:

– Houd het donorgericht:

Dit gaat niet over uw financiële strijd, het gaat over hoe de donor kan helpen een impact te maken.

– Houd het menselijk:

Mensen reageren op mensen, niet op organisaties. Richt zoveel mogelijk van je vraag op één verhaal.

– Gebruik de kracht van verhalen vertellen:

Verhalen roepen emoties op en roepen emoties op. Dit inspireert tot actie, in dit geval donaties.

– Ga visueel:

Visuele inhoud – zoals foto’s en video’s – is veel effectiever dan tekst om hartstochten te maken.

– Voeg een duidelijke call-to-action toe:

In de meeste, zo niet alle berichten, is een duidelijke oproep tot actie opgenomen. Dit helpt het aantal donaties te vergroten.

– Geef niveaus op:

Het is van cruciaal belang om voorgestelde donatie niveaus te geven om de kans te vergroten dat u uw inzamelingsdoelen bereikt. Kijk naar uw eerdere donaties om te zien of er bepaalde niveaus zijn die vaak voorkomen en kies dat als uw voorgestelde bedrag. Zorg er echter altijd voor dat u een blanco bedrag achterlaat voor die supporters die liever een ander bedrag willen geven.

Zorg ervoor dat je content maakt voor elk communicatiekanaal. Gebruik dezelfde inhoud niet opnieuw en plaats deze niet op alle kanalen. Het type content dat bijvoorbeeld succesvol is op Instagram Stories is niet hetzelfde type dat je op flyers zou moeten zetten. Dit klinkt voor de hand liggend, maar kan worden vergeten als het team weinig tijd heeft of in een stressvolle omgeving.

Belangrijk:

Zorg ervoor dat je donatie systeem en je donatie pagina tiptop in orde zijn. Omdat online geven elk jaar toeneemt, zal uw website de plek zijn waar veel donateurs naar op zoek zijn om hun giften te doen. Uw website en uw donatiepagina moeten strak, snel, responsief en betrouwbaar zijn.

Bekijk Donorbox, een ultramodern donatiesysteem dat ervoor zorgt dat uw eindejaarscampagne soepel en effectief verloopt. Donorbox maakt snel afrekenen, veilig schenken, meerdere betaalmethoden en nog veel meer mogelijk.

Als je eenmaal je communicatiekanalen hebt geselecteerd en op maat gemaakte oproepen hebt gemaakt, en de meeste van de benodigde inhoud hebt gemaakt, doe dan de vraag!

 

Get Started With Donorbox

 


Step 11: Een follow up is erg belangrijk

Het werk stopt niet wanneer u de vraag stelt. Nadat je de eerste oproepen voor fondsenwerving aan het einde van het jaar hebt verzonden, is het tijd om door te gaan.

Donateurs moeten er gedurende de hele campagne aan herinnerd worden om te doneren. Voeg een call-to-action toe aan elk bericht dat u verstuurt via de door u geselecteerde communicatiekanalen. Let echter op het aantal en de frequentie van uw vragen. Donateurs moeten worden herinnerd, maar niet worden gespamd. Sommigen suggereren een verhouding van 5 op 1 (maximaal vijf ‘touches’ ten opzichte van één persoon) tijdens de eindejaarscampagne.

Nogmaals, u kent uw publiek het beste. Concentreer u op die donorsegmenten die het meest waarschijnlijk zullen geven, en meet voortdurend (zo veel mogelijk) het rendement op uw investering van uw inspanningen.

Start uw follow-up kort nadat uw publiek het oorspronkelijke beroep heeft ontvangen, en varieer uw vervolgbezwaren over meerdere kanalen.

Ga door met uw vervolgbezwaren gedurende de rest van de campagne, zelfs tot op het laatste moment. Blijf niet stilzitten – veel donaties stromen op de allerlaatste dag van het jaar!


Step 12: Bedanken, Bedanken, waarderen

Idealiter zou u uw ‘bedankt’-materiaal vóór de start van de campagne hebben gemaakt. Er zijn niet genoeg woorden om het belang van het bedanken van donateurs voor hun bijdragen te benadrukken. Door je supporters te bedanken, voelen ze zich gewaardeerd en gewaardeerd, en laten ze zien dat hun acties een positieve impact hebben – daarom doneren veel mensen.

Het geven van bedankjes vergroot ook de kans dat donateurs terugkomen en opnieuw doneren en helpt de basis te leggen voor een sterke en positieve relatie met uw donateurs. Donateurs die zich gewaardeerd voelen, zullen ook eerder positief over uw non-profitorganisatie spreken en hun familie en vrienden aanmoedigen om ook te doneren.

Het maakt niet uit hoe groot het cadeau is, stuur zo snel mogelijk een persoonlijk bedankje. Dit bedankje mag geen extra vraag bevatten. In plaats daarvan moet het de impact van de donatie herhalen en dankbaarheid uiten.

U kunt ook overwegen om uw donateurs publiekelijk te erkennen – op sociale media of tijdens verschillende PR-gelegenheden. Dit kan een lastige zijn, omdat sommige donateurs dit op prijs zouden stellen en zich nog meer gewaardeerd voelen, terwijl anderen anoniemer willen blijven.

Opmerking:

Vergeet ook je medewerkers en vrijwilligers niet te bedanken. Ze hebben geholpen om alles te laten gebeuren, maar kunnen soms worden weggelaten uit de ‘bedankjes’. Eindejaarscampagnes kunnen erg arbeidsintensief en stressvol zijn, dus u wilt dat ze zich erkend en gewaardeerd voelen. Ongeacht de resultaten van de campagne, neem de tijd om het harde werk te vieren met uw personeel en vrijwilligers.


Stap 13: Meten en analyseren

Je hebt het gedaan! Je eindejaars inzamelingsactie is klaar. Na hard werken ben je eindelijk bij de finish.

Jij en je hele team moeten moe zijn en klaar voor een pauze, maar er moet nog een belangrijke stap worden gezet.

Nu de campagne voorbij is, wil je:

– Doorloop uw KPI’s en volg de resultaten voor elk kanaal en elk donorsegment.

– Antwoord: Wat ging er goed? Wat niet? Waarom?

– Werk uw donatie systeem bij om ervoor te zorgen dat alle donaties en alle donoren correct worden geregistreerd.

– Antwoord: Welke call-to-action was het meest effectief? Hoe zit het met het kanaal? Bericht? Waarom?

Nadat u alle gegevens hebt binnengehaald, wilt u de resultaten met uw team bespreken en nadenken over de campagne. Denk na over wat je hebt geleerd en wat je kunt implementeren in de eindejaarscampagne van volgend jaar.

Het is belangrijk om deze bevindingen, gegevens en discussies op de een of andere manier vast te leggen, zodat ze toegankelijk zijn voor de planning van volgend jaar. Zo leert en verbetert een organisatie en zo word je elk jaar succesvoller.


Conclusie

De eindejaarscampagne is een van de belangrijkste initiatieven die een non-profitorganisatie in een bepaald jaar zal ondernemen. Het vereist planning, hard werken, toewijding. Het vereist ook een slanke en flexibele benadering van werken, snel leren en luisteren naar supporters en donateurs.

Het heeft innovatie, moed en creativiteit nodig.

Aan het einde van het jaar moet een non-profitteam ook samenkomen en aan een gemeenschappelijk doel werken. Het gedijt op communicatie en transparantie. Het is een van, zo niet de beste kansen om de financiële doelen van uw non-profitorganisatie te bereiken.

Het geven van het einde van het jaar mag echter niet alleen worden gebruikt voor het behalen van financiële doelen. Wacht niet tot het einde van het jaar om te proberen je inzamelingsdoelen in één keer te halen. Het is niet alleen onrealistisch, maar creëert ook een stressvolle omgeving voor alle betrokkenen. Houd je inzamelingsacties stabiel en verspreid over het jaar, en gebruik de eindejaarsactie als ‘kers op de taart’.

Veel succes namens het Donorbox-team! We hopen dat deze gids u zal helpen bij het schetsen en ontwikkelen van een eindejaarsinzameling campagne die werkt voor uw non-profitorganisatie.

Sluit u aan bij de non-profit beweging
Ontvang onze gratis e-mailupdates om tips, hulpmiddelen en leuke acties voor non-profitorganisaties rechtstreeks in uw inbox te ontvangen.
Webinar banner

Join us in serving the nonprofit world!

Breng je Donatie ervaring naar een hoger niveau
Sluit je aan bij de 30.000+ non-profitorganisaties die al online geld inzamelen
geen opstartkosten, op elk moment uitschrijven